La vida está llena de imprevistos. Es absolutamente imposible planearlo todo y por mucho cuidado que tengas, siempre existe la posibilidad de que algún imprevisto empañe tu evento. Es una perspectiva realmente alarmante, pero para la que debes prepararte. En nuestra agencia de eventos y comunicación, Mac Management queremos ayudarte a superar cualquier tipo de situación problemática que se te presente.

Por este motivo, queremos darte algunos consejos que te permitirán afrontar una situación de este tipo si llega a producirse.

¡Mantén la calma! Parece un cliché, pero es importante que respires hondo y trates de mantener la calma en todo momento.

Te aseguramos que, sea lo que sea lo que ha pasado, seguro que la situación no es tan horrible como tú te la imaginas.

Pero puede empeorar si actúas sin pensar, bajo la influencia del pánico o si te quedas congelado por el nerviosismo. Por lo tanto, pase lo que pase, intenta tranquilizarte. Sólo así conseguirás poner en práctica los pasos necesarios para arreglar la situación.

Consigue la mayor cantidad de información posible antes de tomar una decisión. Cuando ocurre un problema, en vez de intentar arreglarlo inmediatamente, intenta primero acumular la mayor cantidad de información posible al respecto.

Una acción precipitada puede empeorar la situación en vez de solucionarla, por lo que no omitas este paso en tus prisas por hacer desaparecer el molesto inconveniente que haya surgido.

Una vez la tengas, revísala y después empieza a poner en práctica posibles soluciones con la ayuda de los miembros de tu equipo más capaces. En todo caso, recuerda siempre que la información es fundamental para arreglar cualquier situación problemática.

Sé sincero. Cualquier problema afectará de forma negativa a la gente que acuda a tu evento, que empezará a acudir a ti en busca de respuestas en cuanto se den cuenta de que existe alguna contrariedad.

Y, cuando ésto ocurre, muchas personas caen en la tentación de intentar eludir el problema y presentan distintas excusas para evitar que los asistentes al evento se queden con una mala imagen de su organización. Sin embargo, esta es una mala política.

El problema no va a desaparecer porque tú mientas a los afectados y éstos se irán enfadando cada vez más y más con la organización si solo te limitas a darles largas, a presentarles excusas y a decirles que todo se arreglará lo antes posible.

La gente suele ser comprensiva y comprender que siempre pueden ocurrir imprevistos, pero no tolera las mentiras y la falta de información.

Por lo tanto, si ocurre algún problema, la imagen de tu empresa se beneficiará más de tu sinceridad que de cualquier intento de ocultamiento que pongas en práctica.

Por lo tanto, si existe algún problema, sé sincero con los afectados. Explícales lo que ha pasado, lo que estás haciendo para arreglarlo y una aproximación realista del tiempo que tardarás en arreglarlo.

Te aseguramos que es lo mejor que puedes hacer.

No busques culpables durante el evento. Cuando tu evento termine, entonces llegará el momento de revisar lo que ha ocurrido para que no vuelva a suceder.

Pero, durante el mismo, lo que tienes que hacer es arreglar la situación de la forma más rápida y funcional posible. El problema ya está aquí y por mucho que grites, que te enfades y que eches culpas a las personas de tu alrededor éste no va a desaparecer.

De hecho, si empiezas a echar broncas a diestro y siniestro, solo conseguirás que las personas que estén a tu alrededor se estresen aún más y el ambiente se enrarezca.

No merece la pena que entristezcas, estreses o enfades a tus colaboradores porque eso no va a solucionar nada. Por lo tanto, no pierdas ni un segundo de tu tiempo en buscar culpables ni en echar broncas.

No sirve de nada. Simplemente, centra todos tus esfuerzos en buscar una solución.

Mantén a la gente bajo control. Cuando sucede un problema del tipo que sea, siempre hay una buena cantidad de personas que quieren intentar ayudarte empezando a darte consejos sobre cómo puedes arreglarlo.

Esta gente tiene buena voluntad pero, si les dejas intervenir, solo crearán aún más confusión. Por lo tanto, mantén a la gente bajo control.

Nadie conoce tan bien la planificación de tu evento y su desarrollo como tu equipo y tú, por lo que sólo vosotros sois capaces de encontrar la mejor solución para el problema en curso.

No dejes que nadie ajeno a tu organización intervenga y limítate a reclutar la ayuda de tus asistentes más capaces, mientras el resto continúa con sus obligaciones.

De esta manera, el evento seguirá su curso, la situación no se descontrolará al haber demasiados cocineros en una sola cocina y no tendrás que lidiar con personas bienintencionadas, pero que no conocen los pormenores de tu evento.

Para la próxima ocasión, cuenta con un listado de posibles planes B. Lo único bueno que tienen los errores es que tenemos la posibilidad de aprender de ellos.

Una de las cosas que te recomendamos que siempre hagas, independientemente de la situación, es que tengas una lista de planes B a la que poder acudir si la situación lo requiere.

Ya sabemos que es imposible tener un plan B para absolutamente todo, pero sí te recomendamos que busques de antemano alternativas para los aspectos más importantes de tu evento.

Por ejemplo, si tienes varios conferenciantes importantes, planea posibles alternativas por si alguno tiene que cancelar su asistencia en el último momento.

Del mismo modo, si tu evento tiene lugar al aire libre, diseña un plan viable que te permita trasladarlo a algún lugar de interior si hace mal tiempo.

Estos son sólo algunos ejemplos, pero en cualquier caso es importante que tengas un plan B al que poder recurrir si alguno de los aspectos más importantes de tu evento no funciona como tenías planeado.

Ten esto siempre muy en cuenta.

Por mucho que planifiques un evento hasta el último detalle, siempre pueden ocurrir imprevistos. Por lo tanto, trata de afrontar la situación con la mayor calma y profesionalidad posibles.

Si sigues nuestros consejos, podrás solucionar cualquier problema que surja de la mejor forma posible.

¡Confía en Mac Management y con nuestra ayuda, podrás hacer frente a cualquier inconveniente!