Si estás realizando un evento grande que se espera que tenga una gran repercusión, organizar una buena rueda de prensa puede constituir un gran impulso para la promoción de tu evento, tu empresa y las conclusiones que se hayan alcanzado. Sin embargo, las ruedas de prensa son acontecimientos extremadamente delicados. Cualquier error por tu parte será enormemente publicitado y un malentendido, por pequeño que sea, puede tener graves consecuencias para tu marca.

Por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con ellas. En Mac Management lo sabemos bien y por ello, queremos darte algunos consejos que esperamos que te ayuden a realizar una rueda de prensa perfecta en tu próximo evento.

Cuando hagas tu lista de invitados, no te olvides de los grandes comunicadores de Internet. Aunque en una rueda de prensa siempre tienen que estar presentes los grandes medios tradicionales, también es cierto que Internet es actualmente el ámbito de comunicación con mayor influencia del presente.

Por lo tanto, asegúrate de invitar a aquellos bloggers, twitteros e “influenciadores” de redes sociales como Facebook, Twitter o Instagram relacionados con el ámbito de tu evento.

En muchas ocasiones, un tweet positivo de una persona con millones de seguidores tiene un impacto cien veces mayor que una reseña que aparezca en un periódico, aunque este sea de tirada nacional.

Por lo tanto, antes de dar por cerrada tu lista, averigua cuáles son los “influenciadores” más importantes de tu ramo en este momento y envíales una invitación.

La presencia de uno solo de ellos en tu rueda de prensa puede darte más repercusión que todas las publicaciones juntas del resto de los asistentes.

Asegúrate de que el responsable de la rueda de prensa sea una persona con un cargo destacado que tenga unos extensos conocimientos de todo lo relacionado con el evento en cuestión.

Los grandes medios de comunicación no acuden a las ruedas de prensa para escuchar a un desconocido.

Generalmente, tendrás muchas más posibilidades de conseguir que todos tus invitados acudan a ella si la persona que la va a dirigir tiene un puesto de importancia.

Sin embargo, tienes que asegurarte de que dicha persona tiene amplios conocimientos tanto del evento en cuestión como de los distintos temas relacionados con él.

Hay pocas cosas que dé peor impresión en una rueda de prensa que el hecho de que el conductor de la misma no sepa contestar a la mayoría de las preguntas que se hagan al final. Por lo tanto, asegúrate de poner al frente de la misma a una persona de un cargo destacado pero que tenga profundos conocimientos de los temas a tratar.

Si lo crees necesario, haz que el titular se acompañe de otras personas que sean capaces de responder a todas las posibles preguntas que puedan surgir.

Pero, en cualquier caso, no corras el riesgo de poner frente a los representantes de distintos medios de comunicación a una persona que puede no saber responder a todo tipo de preguntas.

Ten muy en cuenta la fecha. Cuando fijes la fecha de tu rueda de prensa, asegúrate de que ésta no coincida con ningún evento importante.

Si coincide con otra cosa que despierta un interés similar o mayor, tu noticia caerá en un segundo plano y es posible incluso que los invitados a tu rueda de prensa declinen tu ofrecimiento para acudir a ese otro lugar.

Por lo tanto, revisa el calendario antes de elegir una fecha determinada para tu rueda de prensa. No puedes luchar contra noticias imprevistas, pero tendrás una mayor repercusión si la realizas en un momento en el que no existen muchas más noticias importantes que tratar.

Acompaña tu invitación de información útil. Cuanto más fácil les hagas la vida a los asistentes a tu rueda de prensa, mejor predispuestos estarán hacia tu mensaje.

Por lo tanto, acompaña tu invitación de toda aquella información que pueda hacerles la vida más sencilla.

Esta puede ser, por ejemplo, mapas del lugar donde se celebrará la rueda de prensa, una lista con lugares cercanos que pueden ser de su interés o una petición de que te envíen un email con sus requerimientos tecnológicos para que puedas tenerlos preparados a su llegada.

Estos detalles agradarán mucho a los invitados a tu rueda de prensa y pueden provocar que te vean con una luz mucho más positiva, lo que solo puede redundar en tu beneficio.

Asegúrate de que la sala donde tendrá lugar la rueda de prensa tiene todo lo que tus invitados pueden necesitar.

Los profesionales que acudan a tu rueda de prensa probablemente lo harán acompañados de ordenadores, cámaras de fotos, videocámaras y otros instrumentos de grabación y publicación para los que tienes que estar preparado.

Así pues, tienes que asegurarte de estar en disposición de proporcionar a los asistentes todo lo que necesiten para hacer un buen trabajo sin pisarse el terreno los unos a los otros.

Esto puede oscilar desde una buena iluminación para las fotografías hasta una buena conexión a Internet para los que la retransmitan a través de Twitter o Facebook, pasando por una amplia variedad de enchufes para sus dispositivos electrónicos.

Por lo tanto, asegúrate de poner a su disposición todo lo que necesiten. Para que nada te pueda pillar de improviso, te recomendamos que mandes junto con la invitación una petición de que te manden un mensaje con todas sus necesidades tecnológicas.

De esa manera, podrás prepararlo todo con mucha antelación y nada te pillará por sorpresa.

Las ruedas de prensa son acontecimientos enormemente importantes que deben prepararse con mucho cuidado. Y en Mac Management podemos conseguir que la tuya sea todo un éxito.

¡No te la juegues y confía en nosotros! ¡Triunfarás seguro!