Para cualquier empresa, el control de su imagen es fundamental. Pero con el auge de las redes sociales y la proliferación de dispositivos móviles desde donde se pueden tomar todo tipo de vídeos y fotografías que pueden aparecer publicadas en las redes sociales en cuestión de segundos, es cada vez más difícil conservar tanto la imagen de la empresa como la intimidad de los trabajadores. Estos problemas se multiplican cuando se organiza una reunión distendida, una fiesta de empresa o cualquier otro tipo de celebración. En esos casos, prácticamente todo el mundo graba vídeos o toma fotos y una sola indiscreción puede hacerse viral en cuestión de minutos, como se ha podido comprobar en diversas ocasiones con personas de perfil público.

En nuestra empresa de organización de eventos Mac Management lo sabemos bien y por ello, queremos ofrecerte algunos consejos que te pueden ayudar a evitar que se filtren imágenes o vídeos que puedan perjudicar la imagen de tu fiesta o de tus trabajadores.

Antes de la reunión o la fiesta, explica a todos los invitados que se va a prohibir la entrada a la fiesta o reunión con cualquier tipo de dispositivo móvil o cámara y que todos tendrán que dejar estos objetos en una habitación aparte.

No dejes que tu medida pille a nadie por sorpresa y explica de antemano lo que vas a hacer y por qué. Explica que proteger la intimidad de tus trabajadores y la imagen de tu empresa es lo más importante para ti.

Cualquier indiscreción puede perjudicar enormemente a los protagonistas de la misma, aunque no exista mala intención por parte de nadie, lo mejor es evitar físicamente que se pueda producir cualquier tipo de filtración.

Si alguien se queja por esta medida, indica que tú lo haces con tu mejor intención y da incluso ejemplos de casos públicos y recientes que demuestran que es el mejor camino a seguir, evidenciando lo mucho que puede llegar a sufrir tanto la empresa como sus componentes si no se toman este tipo de medidas.

Al entrar pide a todo el mundo que deje sus cámaras y teléfonos móviles en un guardarropa o una habitación para evitar la toma y publicación de imágenes no controladas. Con un solo dispositivo, se puede crear un auténtico destrozo de la imagen pública de una empresa o dañar seriamente la carrera de alguien.

Aunque probablemente nadie tenga mala intención, cuando se publica en redes sociales como Facebook, Twitter o Instagram algo como una imagen de alguien borracho o la grabación de una conversación poco apropiada que se tiene con gente de confianza, se puede hacer mucho daño.

Por lo tanto, para evitar que esto ocurra, indica a todos y cada uno de los asistentes de la fiesta que dejen sus dispositivos móviles y sus cámaras en un sitio seguro antes de entrar en la fiesta. Puede parecer una medida dura en los tiempos que corren, pero la única manera segura de evitar la difusión de imágenes poco apropiadas es asegurarse de que nadie las tome.

Controla cuidadosamente a aquellas personas a las que se permita mantener sus teléfonos consigo. Algunas personas pueden tener buenas razones para no querer separarse de sus teléfonos a la hora de entrar en la fiesta o la reunión.

Especialmente aquellos que tienen hijos pequeños o familiares enfermos pueden ser especialmente reticentes a separarse de su teléfono. Cuando te encuentras con casos de este tipo, tienes dos opciones: indicarles que el lugar de la fiesta tiene un teléfono que pueden dar para que se les llame allí directamente si ocurre algo, o bien puedes permitirles excepcionalmente entrar con sus teléfonos móviles.

Si escoges esta última posibilidad, explica a esas personas de forma clara y contundente que sólo pueden utilizar su móvil para hacer o recibir llamadas o escribir mensajes y que tienen terminantemente prohibido tomar imágenes o vídeos con ellos.

Házles saber que se tomará nota de que esa persona en particular tiene su teléfono móvil y que si alguna imagen inapropiada se publica, se le pedirán explicaciones y se le multará cuantiosamente si se comprueba que esa persona ha sido responsable de la filtración.

Si se produce alguna temida filtración, asegúrate de comprobar si una de las personas a la que se ha permitido mantener el teléfono móvil ha sido la responsable y si es así, no dudes poner en práctica la sanción de la que les avisaste con anterioridad. Una sanción contundente puede actuar como revulsivo y como poderoso aviso para que algo así no se vuelva a repetir en el futuro.

Si permites a alguien conservar su teléfono móvil, explica a los demás por qué. El hecho de que a alguien se le permita mantener consigo su teléfono móvil mientras que a los demás se les prohíbe puede ser origen de problemas y envidias dentro del seno de los distintos trabajadores y empleados que hayan cumplido con las normas de la fiesta.

Por lo tanto, si vas a permitir a alguien mantener consigo su teléfono móvil, explica públicamente que esas personas son una excepción porque están experimentando “problemas de índole personal” y tienen que estar localizables en todo momento.

No des demasiados detalles, pero asegura a todo el mundo que, si no fuera por esas circunstancias de índole personal, jamás se les permitiría mantenerlo consigo y tendrían que haber cumplido con la misma norma que los demás, arriesgándose a sufrir graves consecuencias si la incumple.

Esta pequeña explicación conjurará cualquier desconfianza o malentendido que se pudiera producir por haber hecho una excepción con algún trabajador.

Haz firmar a los trabajadores un compromiso legal y vinculante que les prohíba divulgar ninguna imagen, vídeo o testimonio de lo ocurrido en la fiesta o reunión.

Aunque la mayoría de los profesionales conocen perfectamente el valor que tiene la intimidad para resguardar la buena imagen de una empresa o una persona, algunos se pueden ver tentados a difundir imágenes propias de la misma para promocionarse o, simplemente, pueden querer contar a sus amigos cosas interesantes que han sucedido en la fiesta y que pueden perjudicar también la imagen de la misma.

Para evitar esto, haz firmar a todos los trabajadores que vayan a participar en la fiesta un acuerdo o contrato donde se especifique claramente que no pueden hacer pública ninguna información ni difundir ninguna imagen o vídeo de la fiesta.

Este acuerdo legal, que conllevaría importantes multas en caso de incumplirse, es un seguro de vida que evitará cualquier indiscreción por parte de la gente que trabaje en la fiesta y todos los contratados deben firmarlo, desde los responsables del entretenimiento hasta el último camarero.

En este aspecto, no puedes dejar ningún cabo suelto, porque con uno que dejes ya puede ser suficiente.

Contrata a alguien de tu plena confianza para que sea el encargado de tomar imágenes de la fiesta. Muchas personas te indicarán que querrían tener imágenes o vídeos para conservar con posterioridad a modo de memento.

Ésto es normal y publicar buenas fotos o vídeos que muestren la buena relación que existe entre los miembros de tu empresa siempre puede ser una buena promoción para tu compañía, por lo que elige a una sola persona, de plena confianza y atada legalmente por un acuerdo de privacidad, que se dedique a tomar imágenes y vídeos de la fiesta.

Con posterioridad, este material se revisará y se eliminará cualquier contenido poco apropiado o que pueda ser susceptible de equívocos antes de poner esas imágenes o vídeos a disposición de los invitados para que conserven lo que quieran.

Después, también puedes utilizar las mejores imágenes y los vídeos más positivos para dar una buena imagen de tu empresa y publicarlos en los distintos perfiles que tenga tu empresa en las redes sociales. De esta forma, seguirá habiendo imágenes y vídeos de la fiesta, pero tú controlarás lo que sale a la luz y lo que no.

¡Pon en práctica estas medidas y no dejes que la imagen de tu empresa se vea perjudicada por filtraciones inapropiadas! ¡Protege el nombre de tu compañía y la intimidad de tus empleados en este mundo saturado por la información a cualquier precio!