Cuando preparamos un evento, tratamos de ocuparnos hasta del último detalle. Nos encargamos de que el catering sea perfecto, de que nuestros invitados tengan toda la información que necesiten y más, de que el lugar de celebración esté perfecto… Pero se nos olvida algo fundamental: que la gente que va a acudir a nuestro evento no conoce el lugar donde se va a celebrar tan bien como nosotros.

Eso significa que si tienen que acudir a diferentes salas, si necesitan acudir a un sitio específico a la hora de la comida o, simplemente, tienen que ir al baño, pueden llegar a perderse y sentirse algo desorientados y abandonados.

Y eso puede dejarles un mal recuerdo de tu evento, algo que no debemos permitir bajo ningún concepto. ¿Cómo puedes evitarlo? Con la ayuda de diferentes carteles, por supuesto.

Cuando hablamos de carteles en este contexto, no debes tener en mente los típicos anuncios promocionales que generalmente se asocian con esta palabra.

Estos carteles no servirán para hacer promoción de tu evento, sino para indicar a los asistentes el camino que tienen que seguir dentro de la instalación donde se celebra para llegar a un sitio en concreto.

Estos carteles pueden ser tan simples como unas flechas que marquen el camino hasta elaboradas creaciones que dejen un impacto duradero en tus asistentes.

Pueden ser tan sencillos o complejos como desees, pero te recomendamos encarecidamente que los incluyas dentro de la planificación de tu evento.

Para convencerte aún más de sus virtudes, desde Mac Management queremos darte algunas indicaciones al respecto que esperamos que te animen a incluirlos en tu próximo evento.

Guía a tus invitados desde la entrada hasta las diferentes salas en las que se celebre tu evento.

Los problemas de orientación dentro de las mismas instalaciones en las que se celebra un evento suelen ser poco habituales si sólo hay una sala, pero si estás celebrando un congreso o un workshop con sesiones simultáneas, pueden llegar a resultar muy molestos.

Aunque tú conozcas perfectamente el entorno de tu evento, los asistentes al mismo no sabrán cómo ir de la entrada a la Sala B, o de la sala C a la A si tú no se lo dices.

Y, aunque hagas un pequeño tour al comienzo del evento para que todo el mundo sepa dónde está cada cosa, siempre habrá personas que lleguen después o a las que se les olviden tus instrucciones que tendrán problemas para orientarse.

No siempre estarás en disposición de atender a esas personas, por lo que asegúrate de poner distintos carteles en lugares estratégicos a lo largo y ancho de todas las instalaciones para que nadie corra el riesgo de perderse.

Así, ante cualquier problema de orientación, los asistentes sólo tendrán que mirarlos para saber a dónde tienen que dirigirse y no sufrirán ningún trastorno en este sentido.

Los carteles que dirijan a la gente a distintos lugares de interés también serán muy bienvenidos. Los asistentes a tu evento pueden tener diversas necesidades cuando se encuentren en las instalaciones que has elegido.

Sin embargo, al no estar familiarizados con el lugar, pueden tener muchos problemas para encontrar lo que requieren.

Por lo tanto, cualquier ayuda que les prestes para hallar estos lugares será muy bienvenida.

Así pues, te recomendamos que pienses en las necesidades más comunes que pueden llegar a tener los asistentes a tus eventos y realices los carteles necesarios para llevarles a los lugares donde puedas satisfacerlas.

Por ejemplo, no puedes olvidarte de guiarles adecuadamente hasta los baños más cercanos a los lugares donde se van a celebrar los diversos actos.

Pero también puedes incluirles carteles que les lleven a las máquinas o los establecimientos donde puedan conseguir algo de comer y beber o, incluso, a aquellas salas donde puedan usar diversos ordenadores, impresoras o escáneres por si tienen necesidad de ello.

En todo caso, cuando planifiques tu evento, ten siempre en cuenta todas las cosas que puedan necesitar tus asistentes y pon tantos carteles como creas que puedan llegar a requerir.

Si estás realizando un evento internacional, recuerda que las indicaciones deben aparecer en varios idiomas.

En ocasiones, no nos damos cuenta que las personas que proceden del extranjero pueden tener problemas para seguir las indicaciones que les proponemos, dado que nosotros nos parecen extremadamente claras. Pero ellos pueden tener dudas, por lo que no dejes de tenerlos en cuenta.

Si tienes un evento de índole internacional, asegúrate de que todos tus carteles también se encuentren en otro idioma.

Si vas a tener muchos asistentes de un país en concreto, como pueden ser Japón, Alemania o Rusia, pon los carteles también en esos idiomas.

Si vas a recibir a personas de todo el mundo, simplemente pon los carteles también en inglés para mayor seguridad.

En todo caso, procura que las instrucciones orientativas queden claras para la mayor cantidad de asistentes a tu evento que sea posible. Te lo agradecerán seguro.

Aprovecha los carteles para impactar a tus asistentes. Nosotros te recomendamos que aproveches tus carteles orientativos para sorprender a la gente que acuda a tu evento.

No te limites a imprimir unos cuantos carteles con flechas y nombres propios aunque siempre es mejor eso que nada.

Tus asistentes van a estar viendo esos carteles constantemente, por lo que puedes aprovecharlos para reforzar el mensaje de tu evento de una forma innovadora y original.

Una frase evocadora, un dibujo impactante o una fotografía difícil de olvidar te ayudarán a conseguir que tus invitados recuerden siempre tu evento al mismo tiempo que les das las indicaciones que necesitan. ¡Un plan perfecto!

Los carteles orientativos deben ser una parte fundamental de cualquier evento bien organizado.

Gracias a ellos, evitarás que tus asistentes tengan problemas para encontrar cualquier cosa que puedan necesitar, al mismo tiempo que evitas que se puedan sentir aislados o confusos si no puedes ayudarles personalmente.

¡Confía en Mac Management y no dejes de contar con unos carteles orientativos útiles y geniales en tu próximo evento! ¡No te arrepentirás!