Los eventos híbridos son sin duda, cada vez más populares. Si bien no se contempla que la colaboración online sustituya totalmente a los eventos presenciales, pues el contacto humano no se puede imitar, es bien cierto que la colaboración online es muy útil en aquellas instancias en que las personas no pueden acudir a un evento físicamente. Sin embargo, los eventos híbridos presentan características especiales que debes tener en cuenta. Combinar un evento físico con la presencia online de una o varias personas puede ser algo complicado a nivel organizativo.

Pero no te preocupes; en nuestra agencia de comunicación Mac Management estamos para ayudarte, por lo que queremos darte a continuación algunos consejos que te ayudarán a organizar de forma más efectiva tu próximo evento híbrido.

Ensaya con mucha antelación. Muchos organizadores cometen el error de preocuparse únicamente por asegurarse de que cumplen con todos los requerimientos técnicos para que la conexión funcione adecuadamente.

Sin embargo, aunque éste es un aspecto muy importante de la organización de un evento híbrido, no es el único que debes tener en cuenta.

Tienes que asegurarte de que la cámara está bien posicionada para que todo el mundo tenga un visionado perfecto, que se oiga todo bien y que la presentación que se vaya a presentar al mismo tiempo funcione bien, entre otras cosas.

Asimismo, puede que la persona que esté al otro lado de la pantalla no sepa utilizar bien todos los aspectos técnicos vinculados a su intervención y que necesite algo de ayuda para salir adelante.

Por todo ello, lo mejor es que te tomes algo de tiempo para ensayar las intervenciones de aquellas personas que vayan a participar en tu evento de forma online.

De esta manera, podrás acabar con los pequeños fallos que pueden aparecer cuando se usa un sistema de este tipo por primera vez y asegurarte, en la medida de lo posible, de que esa intervención online acabará siendo perfecta.

Cuenta con la ayuda de un colaborador cuya principal misión sea la de actuar como intermediario entre la organización y la persona que va a participar a través de Internet.

Tu contacto con tu colaborador online no será, en ningún caso, tan directo como el que puedas tener con una persona que ha acudido a tu evento y con la que puedes hablar en cualquier momento.

No podrás hacerle gestos sutiles o susurrarle determinadas cosas para realizarle indicaciones importantes, como puede ser que ha llegado el momento de comenzar su presentación. Por lo tanto, asigna a una persona la función de actuar como lazo de unión entre tu colaborador online y tú.

De esta forma, dicha persona podrá comunicarle al colaborador todas tus instrucciones de una manera rápida y efectiva.

Del mismo modo, esa persona será también la encargada de asegurarse de que el colaborador online recibe todas las instrucciones pertinentes del moderador o “chair” del panel o conferencia en la que participa con toda comodidad.

En todo caso, asegúrate de tener un nexo de comunicación directo, funcional y cómodo entre los responsables de tu evento y el colaborador online para que todo vaya a pedir de boca.

Haz el mismo caso a tu audiencia online que a la que tienes delante. Un error que muchos presentadores y organizadores cometen en los eventos híbridos es ignorar la presencia de la gente que les está escuchando a través del ordenador.

Cuando ésto ocurre, los asistentes online se empiezan a sentir ignorados y menos importantes que los demás. Y eso es algo que no debes permitir.

Por lo tanto, durante tu evento híbrido, asegúrate de dirigirte específicamente a tu audiencia online en diferentes momentos para que nadie tenga ninguna duda de que les tienes en cuenta.

Asimismo, encárgate también de darles la bienvenida personalmente y de otorgarles todas las atenciones con las que regalas a tus asistentes físicos.

Por último, asegúrate de no olvidarte de tus asistentes online durante el turno de preguntas, pues ellos también tienen todo el derecho a intervenir del mundo. Por lo tanto, nunca te olvides de tu audiencia online y préstales tanta atención como te sea posible durante el evento. Ellos también lo merecen.

Sé enormemente estricto con el tiempo. Siempre recomendamos que el evento se ajuste al tiempo establecido lo máximo posible. Sin embargo, en un evento presencial, siempre se puede ser algo más flexible.

Pero esto no puede ser así en los eventos híbridos, pues habrá personas que solo se conecten a tu evento para presenciar ciertas actividades y se sentirán enormemente contrariados si se ven obligados a esperar.

Del mismo modo, algunos de tus colaboradores te habrán reservado únicamente una fracción determinada de su tiempo, por lo que corres el riesgo de ver interrumpida su presentación si les haces esperar demasiado.

Por lo tanto, en un evento híbrido, debes estar aún más pendiente del tiempo de lo usual. Te aseguro que acabarás agradeciendo esta prevención.

Los eventos híbridos son cada vez más populares y pueden darte una repercusión mucho mayor. Sin embargo, tienes que tener en cuenta sus especiales características.

¡Cuenta con Mac Management y convierte tu evento híbrido en un auténtico éxito!