Cuando estás realizando un evento, existen muchas cosas de las que tienes que ocuparte. Desde el catering hasta el registro de las asistencias, pasando por dar la bienvenida a todos los asistentes y elegir a los colaboradores, todo cae sobre tus hombros. Por lo tanto, es muy posible que se te olvide preparar algunos elementos muy útiles que te pueden llegar a hacer mucha falta en un momento dado.

En Mac Management queremos ayudarte a que no se te olvide nada, por lo que te vamos a presentar una lista con objetos muy útiles que nunca deben faltarte cuando organices tu próximo evento.

Kit de emergencia personal: Una buena imagen personal es absolutamente vital durante cualquier tipo de evento. Necesitas transmitir una imagen impecable, tanto de ti mismo como de tu empresa, para poder cosechar el mayor éxito posible.

Sin embargo, aunque salgas hecho un pincel de tu casa, existen muchas circunstancias a lo largo del día que pueden perjudicar tu aspecto personal y transmitir una imagen negativa a la gente con la que te relaciones.

Puede que te caiga una mancha en la ropa durante la comida, que después de horas de conversación empieces a tener mal aliento o, incluso, que un rasgón inesperado estropee tu ropa, por citar solo algunos ejemplos.

Por lo tanto, lleva contigo siempre un kit de emergencia con cosas como un quitamanchas, caramelos de menta, un cepillo de dientes portátil, un pequeño kit de costura, un peine, un espejo, algo de maquillaje y cualquier otra cosa que puedas necesitar para lucir una apariencia totalmente inmaculada.

Un cargador de móvil y una batería de emergencia. En un mundo donde la tecnología es vital, quedarse sin teléfono móvil puede ser la peor pesadilla de cualquier responsable de un evento.

Por lo tanto, no dejes que eso te pase a ti. Por ello, el día de tu evento, lleva siempre un cargador y una batería de repuesto para que siempre puedas disponer de tu teléfono móvil cuando lo necesites.

Te aseguro que, cuando llegue el momento, lo agradecerás.

Lleva contigo siempre copias extra de todos los documentos que vayas a repartir. Nunca sabes lo que puede ocurrir.

Aunque pienses que tienes perfectamente contadas a todas las personas que deben recibir una copia de unos papeles concretos, puede que aparezcan varias personas que no hayas tenido en cuenta que lo necesiten, que lo hayan perdido o que deseen tenerlos por varias razones.

Por lo tanto, si alguna persona extra acude a ti pidiéndote una copia y tú no dispones de ella, quedarás en mal lugar como planificador del evento y responsable de su organización. Así pues, no dejes que eso te ocurra.

Lleva contigo siempre varias copias extra de todos los documentos que vayas a repartir para que nunca te quedes sin ninguna.

Asimismo, te recomendamos que lleves contigo, en una memoria USB o en un disco duro portátil, copias de esos mismos documentos que puedas imprimir en caso de necesidad.

De esta manera, nunca quedarás mal ante nadie que te pida algún tipo de documento durante tu evento.

Fondo de emergencia. Como bien sabes, planear un evento puede llegar a conllevar un desembolso económico importante.

La planificación económica de cualquier evento debe ser muy cuidadosa pero, como en cualquier otro aspecto de la vida, pueden suceder imprevistos a los que debes hacer frente como sea.

Por ello, te recomendamos que siempre tengas un fondo para emergencias al que poder recurrir si es necesario.

Pueden ocurrir infinidad de cosas, desde que un proveedor pida un pago por adelantado hasta que tengas que sustituir a última hora algún material por la rotura del que tenías antes.

Si necesitas algo de dinero extra de forma urgente, agradecerás mucho tener este colchón que te saque las castañas del fuego, por lo que asegúrate de guardar una cantidad considerable para emergencias, independientemente de lo reducido que sea tu presupuesto.

Ten comida y bebida de reserva a mano. Con este consejo, no nos referimos al catering o a la comida que vas a ofrecer a los asistentes a tu evento de forma habitual.

Estamos seguros de que eso lo tendrás apropiadamente cubierto.

Sin embargo, los organizadores del evento, así como muchos de sus colaboradores, suelen estar tan ocupados con distintas cosas que, en algunas ocasiones, les es imposible comer en los momentos establecidos por el horario.

Por lo tanto, te será muy provechoso tener algunos snacks fáciles de consumir convenientemente preparados y a mano por si son necesarios.

De esa manera, ni tú ni tus colaboradores más cercanos tendréis que pasar hambre si vuestras responsabilidades os impiden comer durante los horarios marcados por el evento.

Incluso, puedes ofrecer algunos de esos snacks a aquellos invitados que, por razones de su horario, han llegado tarde al evento y no les ha dado tiempo a comer, o a aquellos que se tienen que ir con anterioridad y se arriesgan a pasar hambre.

Será un gran detalle que te hará subir muchos puntos en su consideración. En todo caso, ten siempre a mano algo de comida extra por si te llega a hacer falta.

Durante un evento, tienes que preocuparte de muchas cosas para que todo salga perfecto. Pero existen muchas cosas que te pueden hacer la vida más fácil e, incluso, solucionarte muchos problemas si surge algún tipo de imprevisto.

¡Confía en Mac Management y consigue que todo salga perfecto en tu próximo evento!