Los congresos son actividades públicas que pueden hacer mucho para mejorar la imagen de la empresa o institución que los alberga, pero que también pueden perjudicarla mucho si no se realizan correctamente. Más allá de la calidad de los participantes y de la información que se presente, asegurar la comodidad y la satisfacción de todos los asistentes al evento es algo vital a la hora de conseguir que un congreso se considere un éxito.

La mayoría de las veces son pequeños detalles los que determinan si un asistente ha quedado satisfecho o no con la organización, por lo que la diferencia entre un evento exitoso y uno mediocre es, en muchas ocasiones, muy escasa.

En Mac Management queremos ayudarte a que tu congreso triunfe y por ello, queremos presentarte algunos trucos que debes tener en cuenta a la hora de organizar cualquier congreso de calidad.

Empieza a promocionar el congreso con varios meses de antelación. Este es un aspecto que se repite con asiduidad, pero es necesario volver a señalarlo aquí por su gran importancia.

Muchos organizadores cometen el error de empezar a promocionar su congreso poco antes de su celebración, lo que hace que mucha gente que pueda estar interesada en él haya adquirido compromisos previos que les impida asistir o no les dé tiempo suficiente a solicitar los permisos necesarios en sus respectivas empresas para asistir a él.

Por ello, se debe empezar a promocionar un congreso por todos los medios posibles, tanto físicos como online, tan pronto como se tenga segura su realización, de modo que pueda llegar a la mayor cantidad de gente posible y todos los interesados puedan hacer las gestiones necesarias para acudir.

Junto con esta previsión, asegúrate de publicar recordatorios de forma habitual para que aquellos que tengan dudas sobre si sería útil para ellos acudir no se olviden de ti. La promoción siempre es muy importante para que un congreso tenga éxito, por lo que este consejo es algo que debes tener siempre en cuenta a la hora de empezar a organizar uno.

Ten siempre a una persona encargada de que todo vaya bien en la sala del congreso. ¿Alguna vez has estado escuchando una ponencia en un congreso, alguien ha entrado tarde en la sala y la puerta se ha quedado abierta, haciendo que todo el ruido del exterior impidiera que se escuchara bien al ponente?

Es algo desagradable y pasa con mucha asiduidad, ¿verdad? Esto molesta tanto a los ponentes como la audiencia y da una pobre impresión sobre la capacidad organizativa del responsable del congreso. Algo parecido sucede cuando ocurre algún fallo electrónico o informático y no hay nadie de la organización para hacerse cargo del problema o cuando un ponente necesita algo y no tiene a nadie a quien acudir.

Todos esos pequeños detalles se acumulan y dan una impresión poco favorable de la empresa o compañía organizativa. Para evitar esto, asegúrate de nombrar a una persona de la organización cuyo único cometido sea estar disponible en todo momento para ocuparse de todos esos pequeños detalles.

Esa persona debe estar siempre en la sala donde se esté desarrollando el congreso y tiene que tener presente que debe hacerse cargo de cualquier inconveniente o problema que pueda surgir. Debe estar pendiente de todos los detalles y hacer que la experiencia de los asistentes sea lo más cómoda y fácil posible.

Si tu congreso se desarrolla simultáneamente en varias salas, designa a un miembro de la organización para que desarrolle este cometido en cada una de ellas. Es posible que su colaboración no sea necesaria, pero casi siempre sucede algún imprevisto, por lo que su presencia puede mejorar mucho la percepción que tendrán los asistentes de tu congreso al final del mismo.

Revisa todos los dispositivos electrónicos e informáticos antes del comienzo de cada jornada de congreso. Los dispositivos informáticos, que se utilizan constantemente, son los aspectos que más problemas dan en cualquier congreso.

Apenas se pueden contar con los dedos de una mano aquellos congresos que terminan sin que algún micrófono haya dado problemas o sin que algún ordenador no haya dado algún susto serio a un ponente poco afortunado.

Para evitar en la medida de lo posible estos problemas, que siempre suponen un inconveniente y una interrupción en el desarrollo normal de cualquier reunión, es recomendable que todos los equipos sean revisados concienzudamente antes del comienzo de la jornada.

Haz que se compruebe todo, desde la carga de los portátiles hasta el funcionamiento de los micrófonos, pasando por una revisión de la señal de Internet se recibe sin problemas en la sala del congreso.

Asimismo, si es posible, pide a los ponentes de tu congreso que envíen con anterioridad sus presentaciones o cualquier tipo de herramienta informática que quieran utilizar durante su intervención, de manera que, si hubiese algún problema de compatibilidad, se pueda solucionar antes del comienzo de la jornada.

Esto mejorará mucho la organización de tu evento y reducirá al mínimo las posibilidades de que algo salga mal durante el congreso.

Ten en cuenta la distribución y la localización del lugar del congreso. La ubicación de la sede de un congreso puede ser un problema para muchos asistentes, sobre todo si no están familiarizados con la zona o la ciudad donde se celebra.

Por ello, asegúrate de enviar a los asistentes mapas actualizados de la zona donde se celebrará el congreso y una descripción exacta de cómo pueden llegar a su sede utilizando los principales medios de transporte de los que cuenta la ciudad. Además, indica también lugares donde se puede aparcar fácilmente en los alrededores de la sede por si alguien decide acudir en coche.

Proporciona a tus asistentes todos los datos que consideres que puedan resultarles útiles para llegar a la sede del congreso lo más cómoda y rápidamente posible. Asimismo, si tu congreso se va a realizar en varias salas repartidas por distintos edificios de un mismo complejo, asegúrate de dar a tus asistentes las pistas necesarias para llegar fácilmente a cada una de ellas.

Reparte mapas, haz que parte del equipo de organización esté siempre disponible para guiar a cualquiera de los asistentes a la sala a la que desee ir o pinta flechas en el suelo o cuelga carteles en las paredes que guíen a tus asistentes hasta las salas a las que deseen acudir.

Lo fundamental es conseguir que tus asistentes no se sientan perdidos ni desamparados en ningún momento y que se den cuenta de que has hecho todo lo posible por conseguir que todo fuera lo más fácil posible para ellos.

Esta atención les puede ayudar mucho y mejorará enormemente la opinión que se formarán al final sobre tu congreso.

Existen muchas otras cosas que debes tener en cuenta a la hora de organizar un buen congreso, pero las que te acabamos de señalar son trucos muy importantes que los organizadores suelen olvidar cuando realizan un evento de este tipo.