En los tiempos que corren, las redes sociales son las herramientas de promoción y difusión más poderosas de las que disponemos. Esto es especialmente cierto en el caso de las más utilizadas, que son Facebook, Twitter e Instagram, cuya fama está creciendo a pasos agigantados. Cuando organices un evento, no solo tienes que tener en cuenta estas redes sociales a la hora de promocionarlo y atraer a gente hasta él, sino también a la hora de mantener actualizados a través de ellas a aquellas personas interesadas que no hayan podido acudir.

Actualmente, la gente prácticamente da por sentado que las redes sociales son la mejor forma que tienen de mantenerse informados al minuto de lo que ocurre en un evento que se está desarrollando, por lo que te demanda que utilices estos medios para mantenerles informados.

Si no les proporcionas esas noticias que demandan a tiempo real, corres el riesgo de perder el interés de un sector muy importante de tu audiencia potencial y de proyectar una imagen anticuada ante tu público.

Para evitarlo, desde Mac Management queremos darte algunas pistas que te ayudarán a dar una información efectiva en vivo de cualquier tipo de evento en directo que celebres a través de Facebook, Twitter e Instagram.

Haz que una persona se encargue exclusivamente de informar de los sucesos de tu evento por las redes sociales. Lo ideal sería que contrataras a un experto en redes sociales para desempeñar esta labor, dado que esa persona sabrá las mejores formas de hacer que las noticias relacionadas con tu evento alcancen la mayor relevancia posible.

Pero, si tu presupuesto no te lo permite, asigna esta labor a una persona de tu equipo que sepa utilizar adecuadamente las redes sociales en el ámbito profesional. En cualquier caso, asegúrate de que esa persona no tiene otra labor que realizar durante el evento.

La información que debe colgar en las redes sociales debe ser lo más actualizada posible y, si tiene otras responsabilidades que atender, no podrá publicar actualizaciones en las redes sociales con la enorme rapidez con la que sus usuarios demandan información.

Por lo tanto, asegúrate de designar con antelación a una persona diligente y experta en redes sociales para que se ocupe única y exclusivamente del desarrollo de esta labor durante tu evento.

Utiliza adecuadamente cada una de las redes sociales para beneficiarte de todo su potencial. Un error muy común que se suele cometer a la hora de informar de eventos en directo a través de las redes sociales es copiar y pegar la misma información en las distintas plataformas, sin tener en cuenta que las dinámicas, los usuarios y las formas de comunicación que utilizan son muy distintas las unas de las otras.

Así, debes utilizar adecuadamente cada plataforma. En particular, asegúrate de publicar en Twitter junto con los hashtags adecuados, claro prácticamente todo lo que ocurra en tu evento que pueda tener algún interés, al mismo tiempo que puedes retwittear los comentarios y apreciaciones más destacadas de aquellos usuarios que estén pendientes de tu evento.

Por otro lado, ten en cuenta que Facebook no se mueve con la misma rapidez que Twitter, por lo que debes publicar en esta plataforma solo las noticias más importantes y destacadas, acompañadas de los datos más relevantes. Por último, en el caso de Instagram, recuerda que esta es una plataforma eminentemente visual, por lo que asegúrate de publicar fotos y vídeos de tu evento con cierta regularidad.

Esto es especialmente útil en el caso de la realización de congresos, conferencias y presentaciones, pues podrás publicar fotos de cada ponente durante su intervención y también vídeos de sus declaraciones más interesantes. En cualquier caso, asegúrate de utilizar los puntos fuertes de cada red social en tu beneficio.

No dejes de utilizar una red social en favor de otra a mitad del evento. Otro de los errores más comunes que se suelen dar en estas ocasiones, además del que hemos comentado en el apartado anterior, es que los responsables se tienden a centrar en la red social que les proporciona una mayor respuesta y van dejando progresivamente de actualizar el resto, hasta el punto de que, hacia el final del evento, ya prácticamente no publican nada en esas otras cuentas.

Este es un fallo muy grande, porque ya habrás captado el interés de una cierta cantidad de audiencia a través de esas otras redes sociales y esas personas se quedarán a medias si dejas de informarles, sin tener otra forma de recibir noticias tuyas si no son usuarios de aquella red que te proporciona más audiencia.

Es más, pueden llegar a sentirse abandonados e, incluso, traicionados, pues al principio del evento les habrás prometido darles unas noticias actualizadas que han acabado por no recibir, lo que proyectará una imagen muy negativa de tu empresa.

Por lo tanto, nunca dejes de actualizar una red social a favor de otra. Si crees que vas a tener problemas para publicar noticias en vivo en las tres redes que hemos indicado, elige una o dos para retransmitir tu evento y deja claro a los usuarios de la tercera que, aunque vayas a publicar algunas cosas en ella, las principales actualizaciones se realizarán en las otras dos.

Así nadie podrá formarse una idea equivocada ni se quedará sin noticias actualizadas a la mitad del evento.

Intenta publicar solo información relevante. Las redes sociales se mueven muy deprisa, por lo que es muy fácil caer en la tentación de empezar a publicar todo tipo de cosas para mantener tu evento siempre delante de los ojos de tus usuarios.

Sin embargo, esto no es una buena idea, pues publicar trivialidades provocará que la información verdaderamente interesante se pierda entre el ruido, al mismo tiempo que proyectará una imagen poco seria de tu firma.

Por lo tanto, intenta realizar tantas actualizaciones como sea posible, pero publica siempre cosas que puedan aportar valor a tu audiencia y que den una buena imagen tanto del evento como de tu empresa.

Crea etiquetas y hashtags vinculadas a tu evento para que la información sobre este se distribuya con mayor facilidad. Las etiquetas y los hashtags hacen que la información sobre tu evento llegue a más gente, se distribuya con mayor facilidad y hacen que los posibles interesados te puedan encontrar con mucha más rapidez, por lo que es muy importante que utilices estos recursos.

Crea estas herramientas con antelación y no dejes nada al azar respecto a ellas. Existen estudios que indican la importancia que puede tener elegir las expresiones y palabras adecuadas a la hora de crear etiquetas y hashtags para obtener la mayor repercusión posible y los datos que arrojan no son nada desdeñables, por lo que debes tener en cuenta este extremo.

Hay una gran cantidad de herramientas online que te ayudarán a obtener las palabras clave más adecuadas para tu situación en particular, por lo que asegúrate de hacer una investigación previa para sacar el mayor provecho posible a las etiquetas y hashtags de tu evento.

Proporcionar información actualizada al segundo sobre eventos en directo a través de las redes sociales se ha convertido en una tendencia tan importante que ninguna empresa que desee tener éxito a gran escala se puede permitir realizar un evento sin informar de esta manera a todos aquellos interesados que no hayan podido asistir.

¡No desaproveches este estupendo medio de promoción y difusión y consigue que miles de personas puedan saber todo lo que ocurre en tu evento como si ellos mismos estuvieran allí!