El responsable de un evento particular o de empresa siempre debe estar al tanto de muchísimas cosas. Sin duda, será a él o a ella al que acuda la gente cuando tenga algún problema, por lo que es de vital importancia que esté preparado para cualquier situación. Satisfacer las necesidades de tus asistentes en todo momento es un aspecto muy importante para el éxito de tu evento, por lo que debes estar preparado para cualquier eventualidad.

Sin embargo, somos conscientes de que el espectro de cosas que los asistentes a nuestro evento pueden necesitar es enormemente amplia. Sin duda, ya te habrás ocupado de muchas de ellas.

Pero en Mac Management, agencia de organización de eventos, queremos hacer hincapié en algunos elementos que debes tener a mano durante tu evento “por si acaso” y que generalmente se olvidan, para que puedas prestar a tus asistentes la ayuda que necesiten en cualquier momento.

Kit de supervivencia para la ropa. En otras ocasiones, hemos hecho referencia a cómo una mancha poco oportuna o un girón en la ropa puede avergonzar o dar una mala impresión de una persona en el ámbito empresarial.

Por lo tanto, es bastante habitual que algún asistente sufra algún problema de este tipo, especialmente si se sirve algún tipo de alimento o bebida durante el evento.

De hecho, no sólo les puede pasar a ellos. Es algo que también le puede ocurrir a miembros de la organización, a personajes centrales que participarán en el evento e, incluso, a ti mismo.

Por lo tanto, te recomendamos que lleves siempre contigo un pequeño kit de supervivencia que anule esta problemática.

Una pequeña caja con agujas e hilos de diferentes colores, algunos botones clásicos de colores habituales y unos buenos quitamanchas pueden parecer un auténtico salvavidas si afloran este tipo de problemas.

Por lo tanto, mantén este kit siempre cerca de ti durante tu evento.

Objetos de higiene personal. ¿Qué puede ser más embarazoso para un asistente a un evento que tener un problema imprevisto relacionado con la higiene que no pueda solucionar antes de que el resto de sus compañeros se dé cuenta?

Este tipo de problemáticas son mucho más comunes de lo que se podría pensar en un principio.

Problemas como un resfriado o un estornudo imprevisto que pille a alguien sin un pañuelo a mano, manchas de comida en la piel que necesiten de la ayuda de una toallita húmeda o aspectos puramente relacionados con la higiene íntima femenina, por citar sólo algunos casos, son aspectos que pueden hacer sentir incómodos a algunos de tus invitados e, incluso, hacer que se vayan.

Por lo tanto, ten a mano diversos objetos relacionados con la higiene personal para que puedas ofrecérselos a tus asistentes si los necesitan y no los tienen a mano. Realmente les ofrecerás una gran ayuda.

Objetos relacionados con los dispositivos electrónicos. Los dispositivos electrónicos tienen actualmente una importancia vital para cualquier profesional.

De hecho, la conectividad de los asistentes es capital para el éxito de tu evento. Sin embargo, pueden surgir problemas en los que tus asistentes pueden tener problemas para conectarse a internet o para usar sus dispositivos electrónicos.

Habrá problemas que no puedas solucionar, pero otros muchos sí y es para ellos para los que debes estar preparado. Por ejemplo, si van a acudir personas de países donde se usan otro tipo de enchufes, asegúrate de llevar los apropiados adaptadores para salvar este escollo.

De la misma manera, te recomendamos que tengas a tu disposición distintos tipos de alargadores por si los enchufes quedan algo lejos del lugar donde los asistentes estarán sentados o disertando.

Asimismo, también puedes contar con algunos amplificadores de la señal wifi para que ésta llegue de forma más fácil a diversos lugares.

Toda precaución que se pueda tomar respecto a los aparatos electrónicos portátiles es poca, así que intenta tener a tu disposición todo aquello que pueda hacer la vida más fácil a tus invitados en este sentido.

Elementos relacionados con el tiempo. Sin duda alguna, dependiendo de la época del año en la que se realice tu evento, habrás tomado las medidas necesarias para que tus asistentes puedan disfrutar de tu evento en un entorno climatológicamente adecuado.

Te habrás preocupado de contar con una calefacción adecuada si es invierno o de la refrigeración perfecta si se produce en mitad del verano.

Sin embargo, nunca está el clima a gusto de todos, por lo que trata de tener a mano diferentes objetos para que todo el mundo se sienta a gusto.

Por ejemplo, si es verano, trata de tener a mano objetos como abanicos o bebidas frías para que aquellos que sigan teniendo calor puedan encontrar algo de alivio.

De hecho, si es verano, te recomendamos que pongas a disposición de tus asistentes algo de abrigo para taparse, pues en ocasiones el aire acondicionado puede provocar algo de frío a algunas personas.

Si es invierno, pon a disposición de tus asistentes mantas por si tienen algo de frío. Y, por último, si te encuentras en un lugar donde las lluvias son habituales, pon a disposición de los asistentes toallas para secarse, paraguas o chubasqueros para cubrirse.

En todo caso, ten en cuenta el tiempo y asegúrate de disponer de los objetos necesarios para hacer que tus asistentes estén siempre lo más cómodos posibles.