En esta ocasión, en Mac Management queremos hacernos eco de una problemática que cada vez tiene un mayor peso en el ámbito de la organización de eventos de todo tipo. Dicho tema es el de la conciliación familiar. Como bien sabrás, existen gran cantidad de eventos, especialmente de negocios, que duran prácticamente todo el día y que ponen a los asistentes que son padres en una difícil situación.

Muchos se preguntarán: “¿Realmente me puedo permitir ir a este evento cuando tengo un hijo o hija que cuidar?” Esto hará que o bien, decidan no acudir a tu evento o bien se vayan antes, perdiéndose oportunidades que pueden ser muy provechosas para ellos.

Por lo tanto, la posibilidad de que la organización de un evento ponga a disposición de sus asistentes servicios relacionados con el entretenimiento y cuidado de niños es un extremo cada vez más apreciado.

En nuestra agencia de comunicación y organización de eventos en Madrid somos muy conscientes de esto y, por ello, queremos darte algunas ideas sobre cómo puedes conseguir que tu evento se convierta en un ejemplo de conciliación familiar.

Averigua si este servicio está realmente demandado en tu sector. Si bien nosotros animamos a que se ofrezcan servicios relacionados con el cuidado de niños para fomentar la asistencia a los eventos, bien es cierto que, dependiendo del sector al que te dirijas, dicho servicio puede no ser rentable o necesario.

Por ejemplo, probablemente sea muy normal que en eventos vinculados a las ventas haya varios padres que agradezcan este tipo de servicios.

Pero si estás realizando un evento donde la mayoría de tu público está compuesto por personas muy jóvenes o que, en su mayoría, no tienen hijos, entonces esto te supondrá una pérdida de tiempo y de dinero inútil.

Por lo tanto, examina a tu audiencia antes de ofrecer este servicio y averigua si hay una necesidad real de ello. Puedes llevarte más de una sorpresa.

Asegúrate de que los padres tienen suficiente información sobre las personas que van a estar a cargo de sus hijos, las actividades que van a realizar y las medidas de seguridad que les van a rodear.

Aunque ofrezcas un servicio de cuidado y entretenimiento de niños, muchos padres tendrán más de un reparo a la hora de dejar a sus hijos con gente que no conocen.

Por lo tanto, intenta suplir ese reparo con información. Envía un informe completo a todos los padres donde incluyas toda la información respecto al cuidado que van a recibir sus hijos, los especialistas que van a estar a su cargo y las actividades que van a realizar.

Asimismo, pídeles a todos que les especifiquen si sus hijos tienen alguna alergia o problema médico que se deba tener en cuenta. Dicha información tranquilizará a la mayoría de los padres y se mostrarán más proclives a utilizar tus servicios.

Cuenta con personal especializado. Muchos organizadores de eventos cometen el error de ofrecer este tipo de servicios y luego limitarse a poner a uno de los responsables a cuidar de los niños con la ayuda de una pelota y una pizarra antes de desentenderse por completo del tema.

Sin embargo, cuidar de cierta cantidad de niños es una actividad bastante compleja y, si se quiere hacer bien, requiere un personal especializado que sepa lo que hace.

Existen muchas empresas profesionales del cuidado y entretenimiento de niños que puedes contratar para tal ocasión. Por lo tanto, no hagas las cosas a medias y creas que con poner un par de juguetes en un rincón, todo estará arreglado.

Nada dará peor impresión a unos padres que ir a por su hijo y encontrar la sala en un total caos, con un personal desbordado y que su pequeño les diga que ha pasado un rato horrible y que no quiere volver. Ante tal panorama, lo más probable es que ellos no vuelvan a confiar en ti en ningún ámbito. Recuérdalo.

La seguridad es lo más importante. Al hilo de lo que contábamos en el párrafo anterior de contar con personal especializado, si hay algo que tienes que tener en cuenta en este ámbito es que los niños pueden ser propensos a sufrir accidentes.

Por lo tanto, asegúrate de reducir los riesgos al mínimo y de tener los medios adecuados para reaccionar si algo ocurre. Cuenta con personal especializado que sepa lo que tiene que hacer si algún niño se pone enfermo o sufre algún accidente.

Prepara la habitación donde vayan a estar para que se reduzcan al mínimo posible las posibilidades de que un niño se haga daño o se caiga cuando esté a tu cargo.

Asimismo, organiza un botiquín bien surtido y asegúrate de que siempre haya un teléfono conectado cerca del lugar donde están los niños con los números de emergencia y los de los padres.

Ninguna precaución es poca cuando se trata de niños pequeños, por lo que ten esto en cuenta a la hora de cuidar de los niños de los asistentes a tu evento.

Asegúrate de contar con juguetes, DVDs y juegos preparados para que estén entretenidos. Infórmate de la edad que tienen los niños que finalmente van a quedar a tu cargo y hazte con una cantidad variada de juguetes, DVDs y juegos con los que puedan estar entretenidos.

De hecho, si es posible, pide a los padres que te escriban un breve email o mensaje algunos días antes del evento, donde te indiquen cuáles son las aficiones principales de sus hijos, para que puedas hacer planes de forma acorde.

Recuerda que si los niños están contentos, sus padres se llevarán también una buena impresión, por lo que asegúrate de hacer todo lo posible para que los niños estén contentos mientras se encuentren a tu cargo.

La conciliación familiar es cada vez más importante, por lo que intenta ofrecer un servicio de cuidado y entretenimiento de niños si hay una verdadera demanda de ello entre los posibles asistentes a tu evento.

Las personas que son padres lo agradecerán mucho, tendrán una mejor impresión de tu empresa y de ti, tu fama mejorará y asistirá mucha más gente a tu evento, pues algunas personas con hijos a su cargo no podrán hacerlo de otra manera.

Pero, si te decides a ofrecer este servicio, asegúrate de contar con profesionales y unas instalaciones donde los niños puedan estar seguros y tranquilos.

En Mac Management podemos ayudarte a conseguirlo. ¡Ten en cuenta las necesidades de tus asistentes y ofréceles un servicio que realmente necesitan! ¡Triunfarás seguro!