En muchas ocasiones, nos centramos tanto en la planificación del evento que nos olvidamos de que lo más importante son las relaciones humanas y fortalecer nuestros lazos con posibles clientes, compañeros de trabajo, inversores… Pero, por muy interesados que se encuentren en lo que vamos a presentar en nuestro evento, no quedarán demasiado satisfechos si no les tratamos de la mejor forma posible.

Esto supone también vigilar las rutinas de cortesía más comunes para que siempre se sientan tratados con respeto y con el mayor cuidado.

Si bien prácticamente todos nosotros tenemos este extremo en cuenta cuando tratamos personalmente con nuestros asistentes, estas normas pueden ignorarse fácilmente por descuido cuando nos comunicamos con ellos de otras formas.

¿Por qué es tan importante la cortesía?

En un mundo en el que cada vez se presta una menor atención a este tipo de detalles, es muy fácil olvidar lo relevante que pueden llegar a ser estas rutinas en determinados niveles.

Sin duda, son especialmente importantes en el mundo de los negocios, donde debemos cuidar al máximo la imagen que mostramos tanto de nosotros mismos como de la empresa a la que representamos.

Un gesto que sea percibido por nuestro potencial cliente, socio o inversor como una falta de educación, una descortesía o un desprecio por nuestra parte le transmitirá una mala impresión de nosotros que puede ensombrecer nuestro futuro con él.

Del mismo modo, una actuación que se pueda percibir como una ofensa hacia el estatus que una persona tiene dentro de un determinado sector o como un exceso de confianza puede tener consecuencias negativas directas en tu relación con esa persona en particular.

También hay que tener en cuenta que, al igual que una falta de cortesía tiene consecuencias negativas, su presencia transmite una impresión positiva y profesional que te puede dar muchas alegrías.

En nuestra agencia de organización de eventos y comunicación online, Mac Management somos muy conscientes todo esto, por lo que queremos presentarte algunas recomendaciones que te ayudarán a tener presentes las rutinas de cortesía más básicas en todo momento.

Responde siempre a los mensajes y a los emails, aunque sólo sea para dar las gracias o para decir que los has recibido.

Uno de los errores más comunes que se cometen en este ámbito es el de no responder a aquellos emails que no piden un intercambio de información.

Estamos hablando de emails o mensajes que el receptor considera que no necesitan respuesta, por lo que no la da.

Esta es una gran falta de cortesía pues, aunque no necesites proporcionar al emisor ninguna información adicional, se espera siempre una contestación de agradecimiento o que certifique que se ha recibido.

Por lo tanto, no dejes de contestar a todos los emails que te envíen personas relacionadas con tu evento, aunque sea con unas breves palabras. Esto les hará sentirse valorados y respetados.

Agradéceles su atención y su asistencia una vez que el evento haya terminado. Recuerda siempre que tu trabajo no finaliza con el evento.

Debes realizar cierto seguimiento entre tus asistentes y entre esas necesidades, se encuentra la de enviarles un breve mensaje agradeciéndoles su atención y su asistencia.

Ésta es una norma básica de cortesía que generalmente se olvida da una imagen inmejorable de tu profesionalidad y te ayudará a mantener una imagen positiva de tu evento durante más tiempo.

Por lo tanto, no te olvides de llevarlo a la práctica cuando empieces con la planificación del evento.

Comunica las fechas de tus eventos con la mayor anticipación posible, así como cualquier cambio que haya podido producirse.

Recuerda siempre que la gente tiene que hacer sus planes, por lo que no esperes hasta el último momento para comunicarles cualquier cambio relacionado con el evento.

Un cambio en el horario, en la fecha o en el programa puede modificar los planes de algunos de tus asistentes y se pueden llegar a sentir molestos, decepcionados o incluso, disgustados, por algún cambio imprevisto de última hora.

Por lo tanto, no dejes de comunicar a los asistentes de tu evento cualquier cambio que se produzca tan pronto como lo sepas y discúlpate por los problemas que puede suponer para ellos.

Tus asistentes apreciarán tu previsión y las molestias que te hayas tomado para avisarles y podrán adaptarse mejor a dichos cambios.

Si ocurre algún problema, discúlpate adecuadamente. Cuando sucede un imprevisto problemático en algún evento, la primera reacción de los organizadores suele ser no hablar de este hecho.

Se reducen al silencio, esperando que se olvide rápidamente. Sin embargo, las personas implicadas no lo harán, por lo que reducirse al silencio no suele ser la mejor opción.

Por mucho cuidado que pongas en planificación del evento, siempre ocurren imprevistos y no podrás evitarlo.

Sin embargo, lo que sí puedes hacer es disculparte con aquellos que se hayan visto implicados, tanto durante el evento como después, por escrito.

No olvides asegúrate de extender tus disculpas de nuevo una vez terminado el evento. Es una muestra de cortesía que no debes dejar de mostrar.

En todo caso, las rutinas de cortesía son absolutamente vitales para la planificación del evento, consigue transmitir en todo momento una imagen de profesionalidad y respeto a los asistentes a nuestro evento, así como evitar las consecuencias negativas que podemos sufrir con su falta.

¡No te olvides nunca de ellas y tus eventos y post eventos serán siempre un éxito!