En la inmensa mayoría de los eventos, aunque ya la mayor parte de su promoción se hace por Internet, se sigue contando con programas impresos. Esto es especialmente habitual en eventos como congresos o conferencias, donde los asistentes necesitan saber el orden y el título de las intervenciones. Sin embargo, en la era de los dispositivos electrónicos, muchos se preguntan si realmente es necesario que sigamos imprimiendo programas cuando se pueden consultar fácilmente en un teléfono móvil, una tablet o un portátil.

Así pues, ha surgido el debate. ¿Deben seguir imprimiéndose programas impresos para los eventos?

En çt nuestra agencia de comunicación y organización de eventos estamos al tanto de los debates que han surgido en este sentido, por lo que queremos presentarte algunas razones por las que los programas impresos siguen siendo necesarios (o no).

Los programas impresos se pueden consultar rápidamente en el mismo lugar del evento.

Bien es cierto que estamos en un mundo hiperconectado, pero también es verdad que no siempre tenemos a nuestra disposición dispositivos electrónicos portátiles con conexión a internet.

Puede que no hayamos descargado el programa a tiempo y no tengamos cobertura, que no tengamos en ese momento conexión rápida a Internet, que nuestra batería se haya acabado o que hayamos dejado nuestro dispositivo móvil de preferencia en el guardarropa, por citar algunas instancias.

Así, los programas impresos están siempre a mano y se pueden consultar de forma rápida y cómoda durante la totalidad del evento.

Los programas impresos son imprescindibles para aquellos asistentes que no usan los dispositivos portátiles en todo momento.

Pese a lo que hemos indicado en el párrafo anterior, debemos tener en cuenta que no todo el mundo utiliza constantemente los dispositivos móviles.

De hecho, existe una gran cantidad de público que no utiliza de forma continua sus dispositivos móviles o no está demasiado familiarizada con todas sus posibilidades.

Ésto es especialmente cierto en eventos centrados en un segmento de la población relativamente mayor, pero también es aplicable a eventos generales, donde puede haber gente de todo tipo.

Prescindir totalmente de los programas impresos alienará a estas personas, algo que no puedes permitir. Por lo tanto, a no ser que estés preparando un evento vinculado específicamente al nicho tecnológico, debes tener este extremo en cuenta.

Los programas impresos proporcionan información necesaria a aquellas personas que acuden a nuestro evento con poco tiempo para informarse sobre él.

Aunque la mayoría de la gente que va a acudir a nuestro evento tendrá tiempo de sobra para prepararse para él, en muchas ocasiones habrá gente que decida acudir a última hora o que vaya como acompañante.

Esas personas no habrán tenido suficiente tiempo para consultar el programa online ni para documentarse cuidadosamente, por lo que necesitas poner también a su disposición la información necesaria.

Para ello, los programas impresos son fundamentales. Por lo tanto, ten también a estas personas en cuenta a la hora de decidir si ofreces programas impresos o no.

Los programas impresos pueden ser una parte del presupuesto en la que se puede ahorrar. Después de presentar algunos puntos a favor de los programas impresos, vamos a señalar ahora consideraciones en contra.

Ciertamente, en la planificación de cualquier evento, el presupuesto es fundamental. Todos intentamos ahorrar en este punto y hay aspectos en los que no se pueden escatimar gastos.

Por lo tanto, debemos buscar aspectos en los que se pueda ahorrar sin perjudicar el éxito de nuestro evento.

La impresión de programas puede ser uno de estos ámbitos en los que se puede ahorrar, dado que la información que contienen debe estar también en Internet.

Su reducción o desaparición se convierte así en un buen sistema para ahorrar dinero, sobre todo si tenemos un presupuesto muy ajustado.

La ausencia de programas impresos puede beneficiar al medio ambiente. Los programas impresos suponen una gran gasto de papel y de tinta para la vida útil tan corta que tienen.

En un mundo crecientemente preocupado por el medio ambiente, los estamentos más “verdes” están intentando acabar con su uso.

Por lo tanto, su utilización está mal vista en eventos que quieren destacar por su preocupación por el medio ambiente o que estén vinculados a un público relacionado con esta problemática.

Por lo tanto, si quieres hacer un evento “verde” o mostrarte preocupado especialmente por este punto, entonces evita su uso.

¿Cuál sería la conclusión? Por el momento, prescindir totalmente de los programas impresos no parece el mejor camino a seguir, pues mucho de tus asistentes tendrán necesidad de ellos.

Sin embargo, es bien cierto que su consumo está en franco declive y está empezando a ser sustituido por medios eminentemente electrónicos.

Por lo tanto, nuestra recomendación es que imprimas únicamente el número imprescindible para cubrir las necesidades de aquellos que no usen sus dispositivos electrónicos y animes a su consulta electrónica.

De este modo, tendrás lo mejor de ambas perspectivas. ¡Saldrás ganando!