A la hora de realizar presentaciones públicas, el Power Point continúa siendo la herramienta de apoyo más utilizada, pese a que otras como Prezi o Keynote están empezando a ganar terreno. El programa Power Point es muy fácil de utilizar y bastante intuitivo, pero tenemos que tener en cuenta determinados aspectos a la hora de utilizarlo para comunicarnos con otras personas.

En Mac Management somos conscientes de lo importante que es utilizar adecuadamente el Power Point durante una presentación pública, por lo que queremos darte algunos consejos que te ayudarán a convertirlo en tu mejor apoyo y no en tu peor enemigo.

No pongas textos largos en tu Power Point. Cuando se ponen textos largos en una diapositiva, nuestra audiencia muchas veces tiene que decidir entre leer atentamente lo que pone en ella o seguir prestando a tus palabras toda su atención.

Esto suele provocar finalmente que no se fijen realmente en ninguna de las dos cosas y que terminen por no hacerte ningún caso. Por lo tanto, recuerda siempre que tu Power Point no es un panfleto ni un anuncio, sino una herramienta de apoyo.

Utilízalo para remarcar ciertos puntos o para mostrar materiales de apoyo como mapas, tablas o imágenes, pero ten siempre presente que los asistentes tienen que centrarse de forma prácticamente exclusiva en tu discurso. Así pues, no permitas que tu Power Point se convierta en un elemento de distracción en vez de una ayuda.

No te pases con las diapositivas. Utiliza única y exclusivamente las diapositivas que sean absolutamente necesarias. Ni una más. Una presentación muy larga repleta de diapositivas distintas que presentan una información poco relevante se acabará haciendo interminable para tus asistentes, que estarán deseando que termine.

Por lo tanto, no te arriesgues a que tu presentación se convierta en un instrumento de tortura para la gente que vaya a tu charla. Sé conciso, directo y presenta únicamente información que consideres relevante para tu disertación. Tu audiencia te lo agradecerá mucho.

Vigila la perspectiva. Cuando pones una imagen o una tabla en una diapositiva de Power Point, probablemente se podrán ver bien todos los detalles desde la pantalla de tu ordenador. Sin embargo, la imagen puede no ser tan clara cuando se refleje en una pantalla más grande.

Todos hemos acudido alguna vez a una presentación en la que los números o textos que aparecían en una tabla de una diapositiva eran tan pequeños que no se podían leer. Asimismo, también es muy habitual que una imagen se distorsione tanto que acabe siendo indescifrable.

Por lo tanto, ten en cuenta que las cosas que pongas en tu diapositiva no se verán de la misma forma en tu ordenador que en la realidad. Por ello te recomendamos que pruebes tu presentación con antelación en la misma sala donde vas a dar tu charla.

De esa forma, si algo no se ve bien, tendrás tiempo de modificarlo antes de que esta comience.

Utiliza el movimiento para recuperar la atención de tu audiencia.

En otros momentos hemos hablado de la necesidad de contactar con nuestro público y recuperar su atención si en algún momento se cansan o se distraen. Una forma muy útil de conseguirlo es utilizando los efectos de imagen que tu Power Point pone a tu disposición.

Una diapositiva que se mueva rápidamente desde una esquina o una imagen dando unas breves vueltas son trucos que pueden recuperar de forma rápida y efectiva la atención de un público distraído. Por lo tanto, no dejes de utilizar estos efectos cuando lo necesites.

La presencia de demasiados efectos de este tipo distraerá a tu público y quitará seriedad a tus palabras, pero la aparición de algunos hacia la mitad de la presentación o cerca del final de la misma, cuando el cansancio ya empiece a hacer mella entre tu audiencia, te puede ayudar a recuperar rápidamente la atención.

Ten en cuenta la presencia de la armonía. No tengas miedo al vacío. Como ocurre en los espacios físicos, una diapositiva llena de conceptos, imágenes o tablas por todas partes sin aparente relación entre sí transmite una marcada sensación de desorden y de caos que no te dejará en buen lugar.

Por lo tanto, asegúrate de que todas tus diapositivas presenten una imagen ordenada, profesional y eficiente. Alinea los elementos, cuida su ordenación y aplica leyes populares como la regla de los cuatro o la regla de los tercios si lo necesitas.

Pero, en cualquier caso, asegúrate de que tus diapositivas tienen un aspecto profesional y ordenado. Tus asistentes lo agradecerán.

Existen más trucos que puedes utilizar, sin embargo, recuerda siempre que tu presentación debe ser siempre una herramienta y nunca el foco de tu disertación.

No permitas nunca que distraiga a tu audiencia ni que les transmita una información desordenada, confusa o poco relacionada con aquello de lo que estás hablando.

¡Aprovecha al máximo las oportunidades que te presta tu Power Point y haz de él un apoyo válido para tu charla!