Cuando vas a organizar un evento de cierta envergadura, enviar invitaciones es algo imprescindible. Pero esta tarea que, en un principio parece un mero trámite, es más importante de lo que parece, pues dará a tu posible asistente una impresión muy determinada tanto de tu evento como de tu propia empresa. Una invitación descuidada puede hacer pensar a una persona que no eres una empresa seria, mientras que una invitación muy convencional transmitirá una idea de aburrimiento y falta de originalidad que puede hacer que un invitado decida no acudir a tu evento.

Por lo tanto, es muy importante que le prestes a las invitaciones de tu evento la atención que se merecen. En Mac Management sabemos bien lo importantes que son y por ello, queremos indicarte algunas cosas que nosotros mismos tenemos en cuenta a la hora de crear y enviar las invitaciones para un evento.

Estudia a tu público: Lo primero que tienes que tener en cuenta, como en casi todas las cosas relacionadas con tu negocio, es el tipo de público al que te diriges. ¿Estás vinculado a una empresa clásica y seria, donde la mayoría de los invitados a tu evento serán gente con muchos años a sus espaldas que valoran la tradición?

Entonces lo mejor será que les envíes una invitación de papel, hecha con buenos materiales y a poder ser, escrita o firmada a mano para demostrar el aprecio personal que se tiene por esa persona. ¿El evento que vas a realizar está vinculado a un sector joven y dinámico, donde la mayoría de la gente a la que quieres invitar valora la originalidad y creatividad por encima de todo?

Entonces es mucho más recomendable que utilices las nuevas tecnologías para llegar a ellos. Una vídeo-invitación dinámica y divertida que atraiga su atención probablemente será la mejor forma de convencerles de que merece la pena acudir a este evento.

Por lo tanto, a la hora de diseñar tu invitación, párate a pensar en las características básicas que tienen la mayoría de las personas a las que van dirigidas y cuál es la impresión que deseas que tengan de tu empresa. Hacer una invitación adaptada a las necesidades de la mayoría de tu público aumentará mucho la cantidad de personas que acabarán acudiendo a tu evento.

El papel vs el medio informático. ¿Cuál es mejor opción? Es obvio que con el auge de las nuevas tecnologías, cada vez es más habitual recibir invitaciones de todo tipo a través del correo electrónico, relegando el papel a circunstancias muy especiales pero ¿es eso lo mejor?

Muchas empresas, cuando organizan un evento, se encuentran ante el problema de que no saben qué medio elegir. La invitación por email suele considerarse más moderna, arriesgada y proporciona a la persona que la crea incontables posibilidades.

Sin embargo y este punto es muy importante, la gente recibe a lo largo del día tal cantidad de anuncios y promociones en el correo electrónico que existen muchas posibilidades de que tu invitación se pierda entre ellos.

En otras ocasiones, incluso puede acabar en la carpeta de Correo No Deseado, sin que el receptor tenga la oportunidad de llegar a verla nunca. Más aún, si el correo electrónico al que se lo envías ya no está en uso o no se utiliza con asiduidad, esa persona puede no saber siquiera antes de la realización del evento que ha sido invitado al mismo, lo que puede crear no pocos malentendidos.

Por último, aunque el uso de Internet es ya fundamental para negocios de cualquier naturaleza, hay personas que se resisten a utilizar de forma habitual Internet, por lo que puede que tu invitación online nunca llegue a ser vista.

Por otro lado, las invitaciones de papel, aunque su recepción es más segura, suelen pecar de ser poco originales y de transmitir una imagen demasiado seria o tradicional de la empresa que las envía, algo que puede no estar entre sus objetivos principales.

¿Qué hacer entonces? Desde Mac Management te recomendamos que utilices los dos tipos. Envía a tus invitados en primer lugar una invitación online, donde tienes mucha más libertad para innovar y para sorprender a tus invitados, pero indica a los receptores que te confirmen si la han recibido, aunque aún no puedan decirte si han decidido acudir.

Si pasado un tiempo prudencial no has recibido confirmación de algunas personas, envía a éstas una invitación en papel. Asimismo, envía ambas invitaciones a las personas más importantes a las que quieras invitar a tu evento, para demostrarles que son especiales y que realmente tienes interés en que acudan.

De esta forma, te asegurarás en la medida de tus posibilidades, que todos reciben su correspondiente invitación y que nadie se perderá tu evento por culpa de un malentendido o un fallo comunicativo.

Introduce en tu invitación información que intrigue e interese a la persona que la recibe: Cuando realices una invitación, intenta ponerte en el lugar de una persona que no sabe nada sobre tu evento.

Si sólo indicas el nombre del mismo, la empresa con la que se relaciona, la fecha, el lugar y la hora en que se realizará y lo mucho que te gustaría que viniera esa persona, el invitado no obtendrá demasiada información, sobre todo si su nombre no es demasiado explícito.

¿Qué vas a ofrecer a tus invitados en ese evento? ¿Les vas a presentar un nuevo producto, un proyecto novedoso y excitante o vas a realizar una reunión para intercambiar ideas con los personajes más influyentes de tu sector?

Asegúrate de dejar claro a tu invitado qué es lo que se va a encontrar si decide ir a tu evento y las cosas tan fantásticas que se va a perder si decide no acudir. Asimismo, puede que tu invitado tenga otros compromisos que coincidan con tu evento y debes convencerles de que tu celebración es mucho mejor que las de tus posibles competidores.

Por lo tanto, indica en tu invitación cuáles son las mejores cosas que ofrecerá tu evento a tus invitados y por qué no se lo pueden perder bajo ningún concepto.

¡No te olvides de la información adicional! Una vez hayas hecho tu invitación, debes pensar en si tu invitado puede necesitar algo más de información para poder acudir a tu evento sin ningún problema. Obviamente, en tu invitación estará indicada la fecha, la hora y el lugar de celebración pero ¿qué ocurre si vas a invitar a personas que no conocen bien la zona o que son de fuera de la ciudad?

Pueden no saber llegar. ¿Qué opciones de transporte hay en las cercanías? ¿Qué ocurre si el evento dura varios días y necesitan buscar alojamiento? Todas estas cosas son importantes y si tus invitados no cuentan con toda la información que necesitan, pueden decidir no ir a tu evento.

Por lo tanto, junto con tu invitación, envíales toda la información que creas que puedan necesitar para acudir a tu evento lo más cómodamente posible. Incluye un mapa que les indique cómo llegar al lugar de celebración, indícales cuáles son los medios de transporte más adecuados para llegar allí, diciéndoles qué línea y parada en el caso del metro o qué número en el caso del autobús deben utilizar para ello.

De igual manera, si tu evento dura varios días, envíales una lista de hoteles cercanos al lugar del evento en los que pueden alojarse, así como de restaurantes y otros lugares de interés que se encuentren en las cercanías.

Así tendrán toda la información que necesiten para planear su asistencia y al mismo tiempo, transmitirás una sensación de profesionalidad y cuidado por el detalle que sólo puede beneficiarte. ¡No dejes de hacerlo!

Las invitaciones son fundamentales a la hora de conseguir que una persona decida acudir o no al evento que estás realizando. ¡No subestimes su importancia y utilízalas para convencer a tus invitados de que no se pueden perder tu evento bajo ningún concepto!