Cuando nos vemos obligados a viajar para acudir a una reunión, a un curso de formación, a una conferencia o a un congreso, tenemos la sensación de que no vamos a hacer nada productivo mientras estamos fuera. Al mismo tiempo, al no ser un viaje de placer, también nos ponemos a pensar en diversas circunstancias en las que podamos necesitar algo que no hayamos llevado con nosotros, lo que aumenta nuestra ansiedad y nos hace meter en nuestro equipaje un montón de cosas bajo el conocido lema de “por si acaso”.

Sin embargo, existen muchos trucos que nos ayudarán a reducir los imprevistos al mínimo mientras viajamos por trabajo y a mantenernos productivos durante este tiempo.

En Mac Management conocemos muchas y por ello, queremos presentarte a continuación algunos trucos que te pueden hacer la vida más fácil cuando acudas a un evento futuro lejos de tu casa.

Haz una copia de todos tus documentos importantes para trabajar con ellos offline si es necesario. En otras ocasiones hemos mencionado que, actualmente, disponer de conexión a Internet se ha convertido en una necesidad prácticamente básica para muchas personas.

Una de las razones para ello es que actualmente la mayoría de los documentos importantes los almacenamos en archivos online y trabajamos con ellos directamente a través de la red.

Sin embargo, cuando nos encontramos de viaje, habrá ocasiones en los que no podamos disponer de conexión a Internet durante largas horas o tengamos solo acceso a una conexión que no sea realmente buena o segura.

Así, por ejemplo, muchas veces no se dispone de conexión a Internet mientras se viaja en tren, en autobús o en avión y tampoco se dispone de ella en un buen número de aeropuertos o estaciones, por lo que su falta te puede condenar a pasar muchas horas de trabajar cuando podrías estar haciéndolo perfectamente.

Por lo tanto, asegúrate de descargar o hacer una copia offline de todos aquellos documentos con los que tengas que trabajar antes de iniciar tu viaje. De esta forma, podrás aprovechar cada minuto libre de tu viaje para trabajar con ellos, aunque carezcas de conexión a Internet.

Si viajas al extranjero y necesitas estar conectado, compra una tarjeta de datos de prepago. Si carecer de Internet durante un periodo considerable de tiempo no es una opción para ti a causa de tu trabajo, entonces no puedes correr riesgos.

No siempre tendrás la oportunidad de disponer de una buena conexión wi-fi y la posibilidad de activar la opción de “itinerancia de datos” o roaming como lo conocemos todos, puede resultarte muy gravosa.

Por lo tanto, asegúrate de comprar una tarjeta de datos de prepago que puedas utilizar para estar conectado constantemente durante el tiempo que estés fuera.

Generalmente, no te será difícil adquirir una en cualquier estación o aeropuerto al que llegues desde tu punto de salida y te ayudará a mantenerte conectado con tu trabajo en todo momento. Por lo tanto, no dudes en hacerte con una en cuanto llegues.

Te aseguramos que no te arrepentirás.

Lleva contigo todos los accesorios adicionales que puedas necesitar. En todo tipo de viajes suceden imprevistos, por lo que prepárate para ellos lo mejor que puedas.

Así pues, asegúrate de llevar contigo una batería de emergencia para tu ordenador de forma que puedas continuar trabajando si en tu largo viaje no puedes recargar tu batería habitual.

También ayudaría un disco duro portátil o un USB con alto poder de almacenaje por si necesitas copiar documentos durante el evento para llevártelos contigo de vuelta a casa, entre otras herramientas que consideres que puedes llegar a necesitar.

Asimismo, lleva contigo diversos objetos que te puedan ayudar a trabajar mejor, como unos auriculares que cancelen el ruido exterior o una libreta con un conjunto de bolígrafo, lápiz y borrador para ir apuntando las ideas que te vayan surgiendo por el camino.

Todo lo que creas que puedes llegar a necesitar debe estar en tu bolsa de mano. Te aseguramos que puedes llegar a estar muy agradecido de esta previsión.

Acostúmbrate a trabajar con las aplicaciones. Las aplicaciones pueden facilitarte mucho la vida mientras estás de viaje, cuando no es siempre posible utilizar el ordenador portátil de forma constante.

Por lo tanto, aunque no te permitan disfrutar de todas las características a las que tienes acceso en su versión de escritorio, asegúrate de descargarte en tu smartphone o tablet todas las aplicaciones que te puedan ser de ayuda antes de salir por la puerta.

No dudes en descargarte las aplicaciones vinculadas a todos tus programas de uso habitual, aquellas relacionadas con tu trabajo y si trabajas en el nicho empresarial, aquellas que te ayuden a comunicarte mejor con tus clientes.

Esto facilitará tu comunicación con tu ámbito laboral y evitará que te pierdas algo importante cuando no tengas acceso normal a tu ordenador portátil.

Los viajes de trabajo para acudir a distintos eventos no tienen por qué significar una bajada en tu producción. Existen muchos trucos que te pueden hacer la vida más fácil mientras estás de viaje y que te ayudarán a seguir trabajando durante tu ausencia.

¡Aprovecha al máximo el tiempo que tienes a tu disposición durante tu viaje y aumenta tu producción al máximo!