En un mundo cada vez más globalizado, se suelen realizar congresos y reuniones con gente de todo el mundo y, en ocasiones, muchos ponentes o personajes importantes son incapaces, por distintas razones, de acudir físicamente a estos eventos. Aunque nada puede sustituir realmente en todos los sentidos a la presencia física, para salvar este escollo se están popularizando las videoconferencias y, sobre todo, el uso de Skype para que las personas que no pueden acudir a un evento puedan intervenir en el mismo.

Su uso es creciente pero, aunque es una herramienta enormemente útil, debes tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de protagonizar una conexión de este tipo con éxito. En Mac Management te queremos ayudar a realizar la mejor conexión posible por Skype, por lo que a continuación te presentamos algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de realizar una conferencia o una intervención a través de Skype.

¡Cuidado con las interrupciones! Cuando se realiza una intervención de este tipo, generalmente la conexión se realiza desde un despacho o desde una habitación de la propia casa.

Sin embargo, al ser lugares donde trabajan o viven más personas, corres el riesgo de ser interrumpido constantemente durante tu intervención, lo que te dará muy mala imagen de cara a las personas que te están escuchando a través del ordenador.

Para evitarlo, asegúrate en la medida de lo posible, de no ser molestado durante tu conexión. Informa a todas las personas que se encuentren habitualmente en el lugar donde vas a realizar tu intervención de que ese día y a esa hora, no debes ser molestado bajo ninguna circunstancia porque tienes una reunión muy importante.

Recuérdaselo a tus compañeros y familiares y el día de tu intervención, pon un cartel en tu puerta indicando el tiempo que durará más o menos tu conexión y diciendo que nadie debe molestarte durante ese periodo, a no ser que haya una emergencia.

De esta forma, si alguien se ha olvidado de que tú ibas a estar ocupado durante ese tiempo o no lo sabía, se detendrá antes de molestarte. De esta forma, evitarás sufrir interrupciones innecesarias y podrás realizar una intervención lo más seria y profesional posible.

Cuida el espacio en el que se va a desarrollar tu intervención. ¿Has visto alguna vez esas recopilaciones de fotos graciosas en las que las personas que se toman la imagen no se dan cuenta de que hay algo muy divertido o muy inapropiado a sus espaldas?

¡Pues debes evitar que eso te ocurra a ti! Controla el espacio que se va a ver durante tu intervención y comprueba que no haya nada que parezca inapropiado o poco profesional. Por ejemplo, si se ve una estantería a tu espalda donde conservas recuerdos personales, quítalos de forma que solo se vean los libros.

Asimismo, si tienes algún poster o alguna imagen en la pared que se pueda ver a través de la cámara de tu ordenador, retíralos. Cualquier cosa que pueda dar una impresión equívoca o poco profesional a las personas que te ven debe ser eliminada.

Por último, también tienes que tener en cuenta la luz; asegúrate de que no hay reflejos y de que la gente puede verte sin problemas desde el otro lado. A ser posible, ten preparado el rincón desde donde vas a hacer la intervención algunos días antes y pide a alguien de confianza que te haga una llamada de Skype desde otro lugar para que te diga si piensa que todo está correcto.

¡Mucha gente ha sido el hazmerreír por un detalle aparentemente inofensivo de su entorno que ha pasado por algo! ¡Evita que te pase a ti lo mismo!

Vigila la información que tienes puesta en tu perfil de Skype. Cuando te hacen una llamada de Skype y cuando esta finaliza, aparece tu perfil. Por lo tanto, esto es lo primero y lo último que verá la persona que te entreviste por Skype o con la que te reúnas.

Por lo tanto, dicho perfil debe ser serio y profesional. Lo más recomendable es que tengas un perfil de Skype privado y otro profesional para evitar problemas pero, en caso de que solo tengas uno, asegúrate de que la foto que aparece es adecuada y profesional.

Asimismo, vigila todos los nombres y direcciones que aparecen en tu perfil, por si se te ha colado cualquier expresión o nick poco apropiado o aparece cualquier información que no esté actualizada, por si quieren contactar contigo posteriormente.

Por último, comprueba que no haya nada que pueda ofender a lo más mínimo a las personas con las que te vas a comunicar. Por ejemplo, si estuviste trabajando en la competencia, asegúrate que eso no aparezca en la información de tu perfil.

Si has tenido otra conversación en el pasado con gente que no es conocida por llevarse bien con tus entrevistadores, asegúrate de que no hay ninguna posibilidad en absoluto de que se muestren. Así, recuerda siempre que tu perfil debe transmitir la imagen que tú quieres dar.

Presta atención a la cámara. Todos tenemos tendencia a mirar a la pantalla del ordenador cuando realizamos una videoconferencia, porque es donde vemos la cara de la otra persona. Es normal, pero cuando hacemos eso, no percibimos que lo que aprecia nuestro interlocutor es algo bien distinto.

Por lo tanto, asegúrate de posicionar la cámara de modo que te asegures de estar constantemente mirando a los ojos de la persona que está al otro lado y de que tu imagen no parece ni muy lejana ni demasiado cercana. Practica con anterioridad para asegurarte de que se te ve bien desde el otro lado y que tienes facilidad para reubicarte si te mueves.

Lo mejor es que te ayude otra persona que, en los días previos, te llame desde otro lugar y te describa si se te ve de forma adecuada y si tu interlocutor tiene la sensación de que le estás mirando a él o ella. Esto es muy importante para transmitir confianza y conservar la atención de tu interlocutor.

Éstas son algunas de las claves que debes tener en cuenta a la hora de realizar una reunión o una conferencia a través de Skype. ¡Ténlas en cuenta y ten un éxito rotundo con una de las herramientas de comunicación del futuro!