Con mucha asiduidad, al final de un evento, se organiza una comida o una cena que reúne a los asistentes en un ambiente informal. Ésta suele ser una costumbre establecida, sobre todo si el evento ha durado varios días, como ocurre cuando se celebra un congreso, un simposio o una reunión corporativa de varias sesiones. Sin embargo, muchas personas dudan de su utilidad. ¿De qué sirve una última cena cuando ya lleváis todos varios días juntos, os encontráis ya cansados y probablemente estéis deseando volver a casa? Pues de muchas cosas, pero sólo si están bien organizadas.

No es suficiente con reunir a todos los asistentes en un restaurante determinado y luego, simplemente, esperar que disfruten sin más de la comida elegida.

Si quieres que tu cena de fin de evento sea verdaderamente útil para los asistentes a tu evento, entonces necesitas planificarla como un elemento más del mismo.

Para conseguirlo, desde Mac Management agencia de organización de eventos y comunicación on/offline para empresas queremos darte algunos consejos que harán que tu comida o cena de final de evento sea todo un éxito.

Asigna los asientos. En un evento, en ocasiones es difícil conseguir que la gente haga nuevos contactos o hable con personas nuevas. Es habitual ver cómo la gente que se conoce forma grupos compactos y los que acuden por primera vez, o solos, se quedan un tanto aislados.

Recuerda que los eventos son también ámbitos de socialización, de intercambio de ideas y de creación de nuevos contactos, por lo que, si dicha interactuación no se produce o no es fructífera, tu evento tendrá la mitad del éxito que podría alcanzar.

Por lo tanto, intenta fomentar la interactuación entre los asistentes durante la cena. Asigna a cada persona un lugar en la mesa de la cena y rodéala con otros profesionales de su mismo sector, línea de negocio o especialidad con los que tenga puntos en común, aunque no se conozcan.

De esta forma, los grupos compactos se romperán y se fomentará la sociabilidad y el intercambio de ideas, dado que todos tendrán características en común.

Por lo tanto, investiga a los asistentes de la cena y agrúpalos según su especialidad, sus interés o sus líneas de investigación.

¡Te aseguramos que encontrarán muchas cosas de las que hablar!

Recuerda siempre que la gente estará cansada. Si bien deseas que tu cena sea exitosa desde el punto de vista empresarial, eso no significa que tengas que convertir tu cena de fin de evento en una conferencia o presentación más.

Muchas de las mejores ideas, amistades profesionales o proyectos han surgido en un ambiente informal, por lo que debes conseguir que la gente se divierta.

Recuerda que los asistentes estarán cansados y que ya llevarán muchas horas de trabajo a sus espaldas, por lo que organiza una cena que sea entretenida, divertida y que fomente la comunicación sin que sea tan sumamente seria que los asistentes la consideren como una reunión de trabajo más.

Convierte la cena en una actividad atrayente. Muchas personas que asisten a un evento se plantean seriamente si acudir a la cena organizada o, en su lugar, irse a casa o a descansar después de tantas horas de trabajo.

Si de verdad quieres que tu cena sea exitosa, entonces lo primero que tienes que hacer es conseguir que la gente vaya. Y eso sólo puedes conseguirlo con ciertas garantías si conviertes tu cena en un evento de gran atractivo para los asistentes.

Debes conseguir que los asistentes a tu evento no vean la cena como una obligación más, sino como una recompensa divertida y atrayente que no se pueden perder.

Destaca el hecho de que habrá cosas como buena comida, una música excelente y actividades varias de las que todos podrán disfrutar.

En cualquier caso, la clave se encuentra en no presentar la cena como una parte más del evento, sino como un acto divertido, entretenido y lleno de posibilidades donde descansar e intercambiar comentarios con distintos compañeros después de días de trabajo. ¡Pocos podrán resistirse a tal propuesta!

Organiza actividades para que el ambiente no decaiga. En muchas ocasiones, las cenas de fin de evento pierden ritmo y corren el riesgo de resultar aburridas con el paso de las horas.

Te volvemos a recordar que la gente ya estará cansada y que llevará muchas horas de trabajo a sus espaldas, por lo que es posible que necesiten algún incentivo en algún momento para que la diversión continúe.

Por lo tanto, no te olvides de organizar actividades divertidas, formativas y relacionadas con vuestro sector empresarial de las que puedas echar mano si la cosa decae por cualquier motivo.

Éstas pueden ser desde juegos de Trivial en los que unas mesas se enfrentan a otras, hasta concursos, pasando por subastas y otras actividades relacionadas.

En cualquier caso, no esperes que el ánimo se mantenga alto en todo momento y ten varios ases bajo tu manga. ¡Te aseguramos que no lo lamentarás!

Las cenas de fin de evento son elementos obligatorios, pero, si se hacen bien, pueden llegar a ser un gran éxito. ¡No permitas que tu cena de fin de evento sea un simple trámite y conviértela en una auténtica fiesta de la que nadie se podrá olvidar jamás!