En Mac Management sabemos por experiencia la importancia que tiene el conseguir un buen espacio perfecto para eventos. Uno de los puntos más importantes en la organización de cualquier evento es la localización.

Generalmente, entre tus preocupaciones más inmediatas, se encontrará saber si puede albergar al número de gente que va a acudir.

Si tiene los medios necesarios para todo lo que quieres hacer durante el mismo y si tiene todas las licencias y permisos en regla, entre otras cosas.

Sin embargo, hay muchos otros aspectos que tienes que tener en cuenta para no llevarte sorpresas desagradables más adelante.

Nuestra agencia de comunicación y organización de eventos lo sabemos bien y por ello queremos indicarte algunas preguntas que debes hacer cuando visites una posible localización para tu evento. No puedes olvidar ningún detalle.

“¿Es fácilmente accesible?”

En general, cuando pensamos en una ubicación para nuestro evento, nos preocupamos de que se encuentre en una ubicación cómoda para nuestros intereses.

Pero, que esté en una no quiere decir que sea fácilmente accesible para nuestros asistentes, sobre todo si no conocen la zona.

Imagínate que estás en una ciudad desconocida y, de repente, te encuentras con que tienes que ir a un sitio de difícil acceso en transporte público, que no dispone de espacio para aparcar o que no está bien señalizado.

Puede llegar a ser una auténtica pesadilla y, aunque tus asistentes acabarán llegando tarde o temprano, es posible que lo hagan tarde y de mal humor.

Por lo tanto, pregunta por los medios de transporte y los medios de acceso. Asimismo, asegúrate de que cualquier persona con alguna discapacidad física puede navegar fácilmente por sus instalaciones.

Aunque las leyes han avanzado mucho en términos de accesibilidad en los lugares públicos, no siempre se cumplen, por lo que debes tener en mente también este extremo cuando acudas a visitar una posible localización para tu evento.

“¿Es un lugar tranquilo y silencioso?”

Esta pregunta suele ser problemática, pues los dueños de las instalaciones probablemente intentarán matizar mucho su respuesta para cerrar el acuerdo.

No obstante, debes hacerla. Cuando visitamos una ubicación, no siempre podemos advertir todos los ruidos y posibles interrupciones que se pueden dar a lo largo del día.

Imagínate que contratas una localización preciosa y elegante, que tiene todo lo que puedes necesitar y, cuando se está desarrollando un evento, el ruido del tráfico o de unas obras es tan fuerte que no se escucha nada.

Esto podría ser catastrófico para tu evento, por lo que necesitas asegurarte de que no se produce. Mantén los ojos abiertos durante tu visita pero, no obstante, pregunta al responsable por este extremo.

“¿Existen lugares en los que se pueden preparar las comidas, los tentempiés, las bebidas o almacenar productos?”

En la inmensa mayoría de las ocasiones, nos preocupamos principalmente por aquellas habitaciones o salas donde nuestros asistentes presenciarán evento.

Sin duda, esto es importante, pero también es necesario contar con salas alejadas de los ojos de nuestros asistentes donde podamos realizar labores de mantenimiento.

Queda realmente mal que tengamos que almacenar cajas, preparar la comida o realizar labores de mantenimiento a la vista de los asistentes a nuestro evento.

Por lo tanto, debes asegurarte de que el lugar que estás visitando cuenta con espacios alejados de ojos curiosos para este tipo de menesteres.

Asimismo, debes preguntar también si hay un acceso fácil para las mercancías que se pueda realizar lejos de la vista de los asistentes.

Estos lugares adicionales son muy importantes, por lo que asegúrate de que cuentas con ellos para no llevarte sorpresas desagradables más adelante.

“¿Este es el precio total o habrá extras?”

Generalmente, a la hora de preguntar por el precio de uso de un espacio, se te presenta un precio que se considera total.

Pero esto no siempre es así y, en ocasiones, te puedes encontrar sorpresas desagradables. Por ejemplo, puede que en el precio que te den no estén incluidos los impuestos, por lo que el precio final aumenta mucho.

Asimismo, también puede que te quieran cobrar algunos extras posteriormente alegando desconocimiento que pueden modificar tu presupuesto.

Por lo tanto, describe adecuadamente lo que quieres hacer en dicha localización y pregunta por un desglose del precio. Asegúrate de que los impuestos están incluidos en la cifra que te dan y que no te van a cobrar ningún tipo de extra a posteriori.

Te aseguramos que tu presupuesto agradecerá esta prevención.

!Si sigues todos estos consejos, sin lugar a dudas encontrarás el espacio perfecto para eventos!