En Macmanagement.es como especialistas en organización de eventos empresa, te hablaremos de factores a tener en cuenta para que salga perfecto el evento.

Los eventos son para las empresas una gran oportunidad en muchas áreas diferentes.

Áreas como la comunicación, la publicidad, la negociación de uno u otro acuerdo con otras compañías del sector, la presentación de un producto o algo tan sencillo como la satisfacción y la motivación de sus propios empleados.

Organizando un evento como un pequeño viaje conjunto con los empleados o una cena de empresa.

Pero a la vez, los eventos de empresa pueden ser un arma de doble filo, ya que no solo conllevan un gasto elevado y un trabajo extra por parte del equipo de organización.

Además, hay que tener cuidado ya que puede perjudicar a la empresa si no se realiza correctamente y si no se cuenta con una buena organización de eventos.

Es por ello que veremos a continuación qué hay que hacer y qué debemos tener en cuenta para organizar un evento de éxito para la empresa.

Además te damos algunos consejos a seguir y cuestiones a tener en cuenta en cada fase de la organización del evento de empresa y en su realización.

Fija los Objetivos del Evento

Algo básico a la hora de organizar un evento es tener claro la razón por la que se hace.

No podemos alquilar un local o un centro de congresos, contratar un barman y servir el catering si no sabemos por qué se está haciendo o qué se pretende conseguir con eso.

Por ello, es muy importante que tengamos claro el objetivo o los objetivos, qué se pretende lograr y qué tenemos que hacer para lograrlo.

Una vez que comience el evento y esté en desarrollo, vigilaremos si se cumplen los objetivos o no, para asegurarnos de que sea efectivo.

Por ejemplo, uno de los objetivos del evento puede ser la presentación de un nuevo producto y su introducción al mercado.

Según la tipología del evento y las necesidades de cada uno, será de una forma u otra, ya que no todos los eventos de empresa pueden requerir de barman, catering y ese tipo de servicios, aunque por lo general sí sean recomendables.

Tareas para la Organización de Eventos Empresa

Ningún evento se organizará solo. Todas las tareas, como la contratación de personal, el alquiler del local o la sala, la iluminación, la conexión Wifi, el catering, los cócteles o las bebidas que se vayan a servir, las entradas, los invitados…

Todo ello deberá realizarlo alguien, comúnmente un equipo de expertos y profesionales que pueden pertenecer a la empresa que quiere realizar el evento o no, siendo de una empresa externa.

En cualquier caso, lo que debemos saber es que, si hacemos una lista de tareas, podremos guiarnos mejor a la hora de establecer qué falta por hacer y qué está hecho.

Establece el Presupuesto para el Evento

Hemos dicho al principio de este artículo que los eventos pueden salir muy caros y que suponen un gran coste.

Efectivamente, así es y no es algo que salga rentable el día del evento ni que se amortice vendiendo entradas, pues lo normal es que los invitados no paguen nada.

El beneficio o la rentabilidad se obtendrá posteriormente con la venta del producto anunciado o con la obtención y el logro de los objetivos fijados, pero el dinero invertido en el evento es eso, una inversión y lo más normal es no recuperarlo.

Por ello, será importante establecer un presupuesto para los gastos del evento, de forma que se controle mejor el gasto y el dinero que se destina a dicha organización.

Repetimos que no es algo barato, y que, por el bien del evento, no conviene quedarse cortos con el presupuesto, pues nos estaremos arriesgando a realizar un evento que no logre el éxito.

Y si el evento fracasa, la inversión que hayamos realizado en él se perderá, pudiendo dañar a su vez a la imagen de la empresa.

La Comunicación es Siempre Importante

Del mismo modo que si no realizas publicidad de un producto ni comunicas la existencia del mismo y sus ventajas no se vende, si no comunicas la realización del evento, sus características y su fecha, es posible que no tengas asistentes.

La comunicación y el marketing son muy importantes a la hora de transmitir el evento.

Y no será necesario poner anuncios en televisión ni realizar una campaña millonaria, ya que hoy en día contamos con herramientas mucho más económicas y eficaces que van directas a nuestro público objetivo.

Nos referimos a las redes sociales, que ya cuentan con sus propias funciones y herramientas internas para la organización de eventos empresa y para comunicar los mismos.

Las redes sociales son un pilar importantísimo en la organización de eventos empresa y en la comunicación..

Además, los asistentes darán sus impresiones y sus opiniones en las redes sociales, por lo que es importante que estén satisfechos.

Ya que nos darán publicidad y nos ayudarán a darnos a conocer, pero si están molestos hablarán mal de nosotros, perjudicando nuestra imagen.

El día del Evento También hay que Revisarlo y Organizarlo todo

Hay un detalle muy importante que debes tener en cuenta y es que el día del evento no termina el trabajo de los organizadores.

De hecho, es el día más agobiante y decisivo, pues hay que vigilar que todo sale tal y como estaba fijado.

Sin retrasos en el tiempo ni problemas, hay que atender a los asistentes y los invitados, asegurarse de que cada tarea programada o actividad se cumple conforme al horario público, etc.

Además, para enfrentarse a cualquier inconveniente o problema, los organizadores deberán tener un plan de contingencias, también conocido como plan de emergencia.

En caso de que algo se rompa, que falte un micrófono, que un cable se corte o cualquier situación similar, se deberá reparar y solucionar con la mayor brevedad posible.

La idea es que los asistentes no noten que ha habido un problema y todo siga tal y como estaba organizado.

Otras Cuestiones a tener en cuenta en el Evento de tu Empresa

Cobrar por el catering o los cócteles y las bebidas, contar con parking que no sea gratuito o cobrar el internet a los invitados puede salir muy caro para la compañía.

Los invitados estarán muy molestos si ciertas necesidades básicas no están cubiertas por la empresa y tienen que pagar por ellas.

Sentirán que se les quiere sacar el dinero.

Por supuesto, hay otras cuestiones a tener en cuenta, como que los voluntarios no son siempre la mejor opción para la organización de eventos empresa.

Aparte de los voluntarios debe contar con profesionales contratados.

Hay que garantizar también la seguridad del evento y todo debe estar medido. La improvisación puede ser el gran enemigo del éxito del evento.

Por supuesto, el aforo del recinto en el que se realice el evento de empresa debe estar medido en todo momento, así como contar con planes de emergencia en caso de incendio o cualquier otro accidente.

Las listas de invitados deben ser claras para evitar errores, en función del evento en sí.

Debemos tener en cuenta las diferentes opciones alimentarias y los gustos de los invitados, sobre todo para la organización del catering del evento, etc.

Y así, siguiendo todos estos consejos y estos pasos, la organización del evento de empresa será todo un éxito.

Se alcanzarán los objetivos fijados, cumpliendo las necesidades y beneficiando a la empresa en diferentes niveles, como la imagen de marca y la comunicación.

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